2.2 De raad als volksvertegenwoordiger

2.2.1 Inleiding

Het aanscherpen van de volksvertegenwoordigende rol van raadsleden kent vele uitingen. In deze handreiking komen alleen de consequenties voor de relatie ambtelijke organisatie – raad aan de orde. De meest pregnante gevolgen die ambtenaren ondervinden is dat raadsleden veel meer aanleiding zien om vragen te stellen. Nu geldt wat dit betreft dat er niets nieuws onder de zon is. Ambtenaren gaven altijd al antwoord op vragen van raadsleden, formeel of informeel. Het informeren van commissies kon meestal weinig kwaad. Door de dualisering zijn de contacten spannender geworden. Ambtenaren kunnen het gevoel hebben twee heren (dames) te moeten dienen, die met elkaar in de (politieke) slag kunnen zijn. Ze moeten dit debat faciliteren, maar niet beïnvloeden. Politieke of inhoudelijke vragen vanuit de raad moeten dus niet door ambtenaren worden 'beantwoord'; dat is aan de wethouder. Daarbij kunnen lastige situaties ontstaan.

2.2.2 Voorbeelden

We kregen op vrijdagmiddag een vraag van een raadslid, waarvan we konden vermoeden dat die niet alleen maar technisch was. We konden de wethouder niet bereiken en hebben toen maar gezegd dat de betreffende ambtenaar niet meer aanwezig was. Een professionele houding mag je niet alleen van de ambtenaar, maar ook van de raad verwachten. Aanvankelijk gebeurde het wel dat een raadslid bij een beleids- of uitvoeringsambtenaar binnenstormde om rechtstreeks vragen te stellen. Soms ging hij vervolgens naar de wethouder, om verhaal te halen als hij van de wethouder iets anders had gehoord. Dit gebeurt nu niet meer: de ambtelijke organisatie heeft duidelijk gemaakt dat het zo niet kan. Raadsleden die politieke spelletjes proberen te spelen, worden niet van (politiek gevoelige) informatie voorzien. Ambtenaren zijn hierover met behulp van voorbeelden uit het verleden, gesprekken en discussies geïnformeerd. Eén keer is een ambtenaar in de fout gegaan: hij gaf teveel informatie, die vervolgens uitlekte. Dit was een incident. Het is eigenlijk bijzonder dat het niet vaker gebeurt; het vragen van informatie kan immers één van de meest effectieve middelen zijn om een wethouder onder druk te zetten. De verklaring voor het feit dat het niet vaker gebeurt, ligt in de politieke cultuur: men is er hier niet op uit om elkaar een loer te draaien.

2.2.3 Oplossingen

Alle vragen via de griffier

Een manier om te voorkomen dat vragen met een (bedoeld of onbedoeld) politieke lading door ambtenaren worden beantwoord, is het stroomlijnen van de vragen: alles via de griffier. Die kan als zeef optreden en voorkomen dat technische en politiek inhoudelijke vragen door elkaar gaan lopen, waardoor ambtenaren of wethouders in de knel komen. Deze procedure wordt in de modelverordening van de VNG voorgesteld. Het systeem wordt in een aantal gemeenten toegepast. Een voorbeeld:

'Alle vragen, ook de informele, lopen via de griffier. Dit hebben we zo geregeld, omdat er veel 'oude hap' in de raad zit, zoals ex-wethouders. Zij zijn zeer bedreven in het verkrijgen van allerlei vertrouwelijke informatie, onder andere via een actief informeel circuit. Dat stelt extra eisen aan de transparantie van de manier van werken.'

Een nadeel van deze oplossing is wel dat er weinig rechtstreeks contact is tussen ambtenaar en raadslid, waardoor het voor de ambtenaar steeds moeilijker wordt om zich politiek in te leven.

Politiek inhoudelijke vragen via de griffier

Veel gemeenten kiezen ervoor om technische vragen van ambtenaren rechtstreeks door ambtenaren te laten beantwoorden en enkel politiek inhoudelijke vragen via de griffier en/of de gemeentesecretaris te laten lopen, waarbij de ambtenaar die de vraag krijgt voorgelegd, zelf een eerste selectie maakt. 'Vroeger was er een simpele en duidelijke regel: een ambtenaar geeft geen informatie aan de raad. De raad kon natuurlijk wel ambtelijke ondersteuning krijgen. Tegenwoordig zijn de afspraken veranderd: ambtenaren mogen raadsleden bij informele vragen gewoon te woord staan. Ze moeten zelf onderscheid maken tussen vragen die ze wel of niet kunnen beantwoorden. Zonodig kunnen ze terugvallen op een gedragscode.' Duidelijke regels over communicatie tussen ambtenaar en raad en college Het is van groot belang dat de ambtenaar weet hoe de communicatie binnen het gemeentelijke apparaat dient te verlopen. Relevant zijn de volgende aspecten:

• Wanneer ligt een vraag politiek gevoelig?
• Wie bepaalt of dit het geval is?
• Wat moet er gebeuren met vragen die politiek gevoelig liggen?
• In hoeverre moet de ambtenaar de wethouder informeren over vragen van raadsleden?
• Welke informatie mag worden verstrekt aan raadsleden en welke informatie niet?

Duidelijke regels over de communicatielijnen maken de taakvervulling voor de ambtenaar eenvoudiger en geven houvast.

Naast het raadslid ook andere betrokkenen informeren

Rechtstreekse beantwoording van vragen uit de raad wil niet zeggen dat de communicatie altijd tot de ambtenaar en het raadslid beperkt blijft. In veel gemeenten worden ook anderen geïnformeerd, zoals de overige raadsleden, de griffie, de wethouder en eventueel het afdelingshoofd.

Professionaliteit van de ambtenaar

In alle modellen wordt een beroep gedaan op de professionaliteit van de ambtenaar: hij moet een onderscheid maken tussen technische en politiek inhoudelijke vragen. Dit is niet altijd zo eenvoudig, maar wordt wel van de ambtenaar in het moderne openbaar bestuur verwacht. Hij moet op het juiste moment 'nee' kunnen zeggen. De mate waarin de ambtenaar dit doet of kan doen, wordt door verschillende factoren bepaald en eventueel gecompliceerd:

• de positie en status van het raadslid (bijvoorbeeld als hij wethouder is geweest);
• de persoonlijke relatie tussen het raadslid en de ambtenaar;
• de mate waarin het raadslid en de ambtenaar contact met elkaar hebben;
• het gevoel voor bestuurlijke verhoudingen bij de ambtenaar;
• de mate waarin de 'politieke antenne' van de ambtenaar ontwikkeld is.

Raadsleden van vóór het dualisme hebben vaak meer contacten in de ambtelijke organisatie dan later ingestroomde raadsleden en kunnen daardoor meer informatie 'loskrijgen'. Hierdoor kan de ambtenaar zich geremd voelen in het contact met raadsleden, bijvoorbeeld tijdens informele aangelegenheden zoals borrels. Ook hier kan de ambtenaar door een professionele houding en een onderscheid tussen het functionele contact met raadsleden en het contact op borrels, zelf aan de oplossing bijdragen. Overigens mag een professionele houding natuurlijk ook van de raadsleden verwacht worden!