2.2 Invulling en rolopvatting

Welke werkzaamheden en taakomschrijvingen kunnen aan de raadsgriffier en de eventuele griffie worden toebedeeld? De Gemeentewet omschrijft slechts in algemene zin over welke bevoegdheden de griffier en de eventuele griffie beschikken. Het is daarom aan de raad zelf om de taken en werkzaamheden van de griffier en de griffie nader te bepalen.

Artikel 107a

De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.
De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Artikel 107b

De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig.

Artikel 107c

De stukken die van de raad uitgaan, worden door de griffier medeondertekend.

De wettelijk vastgelegde taak van de griffier bestaat uit het terzijde staan van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak, de aanwezigheid in de vergadering van de raad en het medeondertekenen van stukken die uitgaan van de raad. De griffier vervult dus de functie van secretaris tijdens de raadvergaderingen. Bij de uitvoering van deze taken kan de raad om ondersteuning vragen. De griffie zal met name belast zijn met de meer generalistische ondersteuning van de raad en de raadsleden. Voorheen leverde de 'gewone' ambtelijke organisatie deze meer generalistische ondersteuning. Het betreft zowel bijstand van als informatievoorziening aan de raad.

Het is belangrijk dat de verhoudingen helder zijn en daartoe moet de raad in een instructie nadere regels vaststellen over de taken van de griffier (artikel 107a, tweede ). Het ligt voor de hand de desbetreffende regels uit de huidige instructie voor de secretaris als uitgangspunt te hanteren voor de instructie van de griffier. Ook de relatie tussen fractieondersteuning, griffier, griffie en ambtelijke organisatie moet helder zijn. De raad kan in de verordening inzake de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning hierover het nodige regelen. Bijlagen 1 en 2 bevatten een modelverordening voor de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en een modelinstructie voor de raadsgriffier.

De aard van de taken van de griffier kan per gemeente variëren. De griffierstaken zijn voor een groot deel afhankelijk van de prioriteiten die de raad zelf stelt ten aanzien van de werkzaamheden. De werkzaamheden zijn globaal onder te brengen in een drietal onderdelen, te weten:

secretariële ondersteuning
procesmatige ondersteuning
inhoudelijke ondersteuning

Afhankelijk van de wensen en behoeften van de raad kan de griffiersfunctie uiteenlopen van een puur secretariële functie (te vergelijken met een postbode die de administratie verzorgt) tot een zeer inhoudelijke functie (vergelijkbaar met een advocaat die als het ware de belangen van de raad behartigt). Men zou de inhoudelijke functie met een 'veelzijdige krachtpatser' kunnen vergelijken. Dit wil zeggen dat de griffier de eerste ondersteuner is van een krachtige raad. In de duale verhoudingen tussen raad en college, is de griffier de vooruitgeschoven ambtelijke post, terwijl voor het college de secretaris deze rol vervult. Daarnaast toont de krachtpatser veel gevoel voor de bijzondere verhoudingen die per definitie binnen een raad bestaan en ook de verhouding tussen raad en college bepalen.

Amsterdam en 's-Hertogenbosch hanteren de volgende uitgangspunten bij het in kaart brengen van de optimale mix tussen logistieke en inhoudelijke taken van de griffie(r):

Er is sprake van een duaal bestel met eigenstandige bestuursorganen (raad en college)
De organisatorische randvoorwaarden voor het functioneren van de raad moeten optimaal zijn. Hierbij worden reorganisaties niet uitgesloten, maar de ratio voor de reorganisatie moet evident zijn.
Ook een duaal bestel is gericht op samenwerking: processen en werkwijzen van de verschillende ondersteunende onderdelen moeten op elkaar zijn afgestemd.
De begrotingsruimte nodig voor het invoeren van een griffier moet aanwezig zijn of kan worden gecreëerd.
Afbreukrisico complete en continue dienstverlening: de raad en zijn commissies, evenals het college, dienen voortdurend goed ondersteund te worden, willen zij hun taken goed uit kunnen voeren (efficiëntie van ontvlechting van producten).

Secretariële ondersteuning
De griffier fungeert als secretaris van de raad als geheel en woont de raadsvergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Daarnaast kan de secretariële ondersteuning bestaan uit archiveren en het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie. De griffier is verantwoordelijk voor de raadsverslagen, dus ook de verslagen van de commissievergaderingen. De commissievergaderingen zullen doorgaans door de commissiegriffiers worden genotuleerd, die onder de verantwoordelijkheid van de griffier staan. Verder is het de taak van de griffier de raadsagenda, een eventuele jaaragenda en raadsprogramma van de raad ambtelijk voor te bereiden. In de praktijk zal een agendacommissie, presidium of seniorenconvent de voorbereiding van de jaar- en raadsagenda's ter hand nemen.

Tijdens de raadsvergaderingen zit de griffier naast de burgemeester en staat hij hem bij in zijn functie als voorzitter van de raad. Over het geheel genomen is de griffier verantwoordelijk voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de raad. Dit betekent dat bijvoorbeeld ook het bodepersoneel zich tijdens de raads- en commissievergaderingen gedraagt naar de aanwijzingen van de griffier.

Lisse stelt dat de griffie niet moet 'verworden' tot een soort van secretarieafdeling. Het ambtelijk apparaat wordt dan nodeloos uitgebreid en bovendien ontstaat zo een stroom van adviezen die niet efficiënt is. De raad van Lisse moet een beroep kunnen blijven doen op de reguliere ambtelijke organisatie. Veelal zal er dus gewerkt worden met bestuursopdrachten aan de ambtelijke organisatie.

Procesmatige ondersteuning
De griffier vervult in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld een spilfunctie. De griffier is in deze functie vergelijkbaar met een makelaar, een tussenpersoon tussen de raad en het college, de secretaris, griffie, de reguliere ambtelijke organisatie en desgewenst de media, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en burgers. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig (wanneer hij geen adequaat antwoord kan geven) voorleggen aan de secretaris. Deze beoordeelt of en hoe de reguliere ambtelijke organisatie ingeschakeld wordt. Een zelfde route geldt voor verzoeken om technische bijstand, bijvoorbeeld ten behoeve van initiatiefvoorstellen. Als de raad externe adviesbureaus wil inschakelen wordt dit door de griffier geregeld. In algemene zin is de griffier verantwoordelijk voor het bewaken van afspraken en procedures. De griffier kan de raad bijstaan in zijn volksvertegenwoordigende functie bijvoorbeeld bij het organiseren van hoorzittingen. Verder kan de raad representatieve zaken, zoals bijvoorbeeld het leggen en onderhouden van contacten met de media, via de griffier laten lopen. Er is mogelijk ook een taak weggelegd voor de griffier bij de training en begeleiding van raadsleden bijvoorbeeld door middel van coaching, het verzorgen van opleidingsfaciliteiten en het ondersteunen bij onderzoek door de raad. Daarnaast zal de griffier verantwoordelijk zijn voor de aansturing van eventuele commissiegriffiers, die de administratieve en ambtelijke ondersteuning van de raadscommissies verzorgen. In kleinere gemeenten kan de griffier de ondersteuning van de raadscommissies mogelijk zelf verzorgen.

Inhoudelijke ondersteuning
Naast de dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de raad kan de griffie(r) een belangrijke taak vervullen bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Ondersteuning gaat vaak verder dan alleen het verstrekken van feitelijke informatie en omvat bijvoorbeeld ook technische bijstand in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Verzoeken voor dergelijke ambtelijke ondersteuning richt de raad in eerste instantie aan de griffier . Indien de griffier en zijn eventuele medewerkers niet of onvoldoende in staat zijn de gevraagde ondersteuning te verlenen, kan de griffier de hulp van de secretaris (en via hem de 'gewone' ambtelijke organisatie) inroepen. Op deze wijze kan de raad zich optimaal laten ondersteunen bij de uitvoering van zijn taken.

De griffier of medewerkers van de griffie kunnen de raad bijvoorbeeld bijstaan bij het opstellen van een korte kaderstellende nota. In een dergelijke nota kan de raad in hoofdlijnen zijn doelstellingen voor het te voeren beleid verwoorden, en aangeven welke middelen hij wil besteden. Vervolgens verzoekt de raad aan het college om op basis van deze hoofdlijnen met een nader uitgewerkte nota te komen. Deze ondersteuning van de raad is bij uitstek een taak om door de griffie zelf te laten verzorgen of aan externen uit te besteden. Een beroep op de secretaris zou deze en zijn ambtenaren in een moeilijke situatie kunnen brengen, zeker waar het college hen inschakelt voor de uitwerking van de nota door het college.

Als de raad een onderzoekscommissie instelt, verzorgt de griffier de ambtelijke ondersteuning. De griffier en zijn medewerkers kunnen als een 'bestuursdienst' fungeren voor de raad door het opstellen van geannoteerde agenda's, oplegnotities en het schrijven van samenvattingen van stukken. Tevens kan de griffier een rol spelen bij het opzetten en uitvoeren van interactieve processen, waarbij de raad burgers wil laten participeren bij of in de aanloop naar zijn keuzes.

Taken die bijvoorbeeld in de gemeente 's-Hertogenbosch aan de griffie worden toegeschreven:

reglementen van orde
dataplanning
samenstellen van de agenda voor de raads- en commissievergadering
raadsplanning
verslaglegging/notulen raad en commissies
procedurele afhandeling (artikel 34) vragen en initiatiefvoorstellen
vervulling vacatures raad
advisering over gemeenterechtelijke zaken
hulp bij inzet instrumenten raad (moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, onderzoeken)
uitvoering van aan raad opgedragen taken (bijvoorbeeld opstellen gedragscodes)
externe oriëntatie
verzoeken om, verzamelen en verwerken van inhoudelijke of statistische informatie (bijvoorbeeld initiatiefvoorstel van de fractie en externe oriëntatie)

Met name bij het verzamelen en verwerken van informatie vervult de griffie een coördinerende rol.

Mogelijke taken en werkzaamheden van de raadsgriffier en de griffie:

Secretariële ondersteuning (voorbereiding agenda, verspreiding raadsstukken, verslaglegging, afspraken maken, afdoening van brieven, archivering e.d.)
Coaching, wegwijs maken in werkwijzen, procedures e.d.
Informatieverstrekking (verzamelen en verwerken van informatie, het verlenen van hulp bij redactionele vormgeving, samenvattingen van belangrijke documenten e.d.)
Technische bijstand (formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, voorbereiden van interpellaties, vragen en dergelijke)
Adequate voorbereiding en goed verloop van vergaderingen van de raad, goede organisatorische voorbereiding van de raadsvergaderingen en met name een politieke, strategische agenda (voor minstens enkele jaren en bij voorkeur voor de hele raadsperiode), afstemming agenda's raadscommissies op de politieke agenda van de raad.
Communicatie (intern en extern)
Opleiding en vormingsfaciliteiten
Beleidsadvies (onder meer ten behoeve van kaderstelling)
Bijstand bij de uitoefening in het recht van onderzoek, overige onderzoeksfaciliteiten en onderzoeksbudget

Amsterdam heeft de voor- en nadelen uitgewerkt van de volgende vier modellen voor de raadsgriffie:

Raadsgriffier zonder eigen griffie

De griffier is onafhankelijk van de gemeentesecretaris, maar de organisatieonderdelen die het uitvoerende logistieke en inhoudelijke raadsondersteunende werk doen, blijven onder de gemeentesecretaris vallen. De griffier stimuleert de samenwerking tussen de raad en de ambtelijke ondersteuning en behartigt daarin de wensen en belangen van de raad. De komst van de griffier betekent hier geen significante verandering van de ambtelijke organisatie.

Raadsgriffier met logistieke raadsondersteunende taken

De griffier is verantwoordelijk voor de uitvoering van de logistieke ondersteuning. Daartoe wordt een griffie opgezet. De inhoudelijke ondersteuning blijft de verantwoordelijkheid van het college en de gemeentesecretaris. Bij invoering van dit model blijft de organisatorische verandering beperkt tot een verandering van werkprocessen.

Raadsgriffier met inhoudelijke raadsondersteunende taken

In dit model komt het recht op inhoudelijke bijstand tot uitdrukking: raadsleden dienen zich bij vragen en verzoeken te richten tot de griffiemedewerkers, die vervolgens te rade gaan bij de ambtelijke organisatie. De griffier organiseert de samenwerking met het ambtelijk apparaat. In de ambtelijke organisatie zelf verandert er weinig, omdat zij de logistieke ondersteuning van de raad blijft verzorgen.

Raadsgriffier met logistieke en inhoudelijke raadsondersteunende taken

Logistieke en inhoudelijke ondersteuners worden samengebracht in de raadsgriffie. Dit betekent dat functies in de verschillende sectoren die eerst onder de gemeentesecretaris vielen, moeten worden gesplitst. In het geval dat functies niet kunnen worden gesplitst, moeten de formatieplaatsen die vrijvallen door het overgaan van medewerkers van de ambtelijke organisatie naar de griffie worden opgevuld. Dit model voorziet dus in de oprichting van een eigenstandige griffie, waarbij de verantwoordelijkheid van het college en de gemeentesecretaris zich beperkt tot het mogelijk maken van de ondersteuning, voorzover samenwerking met en ondersteuning van de ambtelijke organisatie nodig is.

Advertentie

Gemeente zoekt raadsgriffier (m/v)

De gemeenteraad is op zoek naar een griffier ter ondersteuning van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functie. De griffier assisteert de raad en raadscommissies in de uitoefening van taken. De raadsgriffier is de rots in de branding en staat de raad terzijde in zijn onafhankelijke opstelling ten opzichte van het college. Ook draagt de griffier bij aan de gewenste cultuuromslag binnen de (dualistische) gemeente.

De functie:

Intern en extern aanspreekpunt van de raad
Schakel tussen de raad en het college, de secretaris en de ambtelijke organisatie
(Coördineren van) secretariële ondersteuning van raad en commissies bij de agendavorming en het verzorgen van informatie en documentatie
Opzetten en bewaken van procedures rond politiek-bestuurlijke besluitvorming
Ondersteuning van de raad bij de volksvertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende functie
Inhoudelijke ondersteuning bij initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, vragen en interpellaties van de raad,notities en kaderstellende nota's
Aansturen van de griffie.

Uw profiel: