2.3 De verhouding secretaris - griffier en burgemeester - griffier

De Gemeentewet voorziet niet in een onverenigbaarheid tussen de functies van griffier en secretaris. De letter van de wet sluit deze combinatie van functies in één persoon dus niet uit. De bedoelde combinatie is echter wel in strijd met de geest van de wet. Het gaat immers om een eigen ambtelijke ondersteuning voor de raad. Dit betekent dat het niet wenselijk wordt geacht deze functie te combineren met het ambt van gemeentesecretaris. Ook de VGS staat een strikte scheiding tussen de functie van griffier en secretaris voor. In een notitie getiteld 'De secretaris gedualiseerd' stelt de VGS dat de secretaris straks zijn taken als secretaris van de gemeenteraad zal neerleggen, nu de wetgever uitdrukkelijk heeft gekozen voor een eigen griffier ter ondersteuning van de raad.

In het kader van de evaluatie van de wet, die voor 1 januari 2005 moet plaatsvinden, zal nader onderzocht worden hoeveel gemeenten toch voor de vereniging van de functies van secretaris en griffier in één persoon hebben gekozen. Mocht blijken dat veel gemeenten voor deze optie hebben gekozen, dan bestaat de mogelijkheid dat hierover alsnog nadere regels zullen worden gesteld.

Het is denkbaar in kleinere gemeenten de griffiersfunctie in deeltijd te laten vervullen door een ambtenaar, zoals bijvoorbeeld een afdelingshoofd, binnen de gemeente. Nadeel is echter dat deze persoon gedeeltelijk voor het college en onder de secretaris zal werken en gedeeltelijk als raadsgriffier onder het bevoegd gezag van de raad staat. Er zou dan sprake zijn van twee aanstellingen en twee gezagsverhoudingen: de raad is bevoegd gezag voor zover griffierstaken worden vervuld, terwijl voor zover 'gewoon' ambtelijk werk wordt verricht het college bevoegd gezag is. In gedualiseerde verhoudingen kan dit leiden tot spanningen als gevolg van conflicterende belangen.

De aanstelling van de raadsgriffier leidt tot een verandering in de positie van de gemeentesecretaris. De secretaris kan zich geheel toeleggen op de ondersteuning van het college en de leiding van de ambtelijke organisatie. In dit licht is het vanzelfsprekend dat de aanstelling, schorsing en ontslag van de secretaris een exclusieve bevoegdheid van het college is. Daar waar in het kader van de verlening van ambtelijke bijstand aan de raad of een raadslid de medewerking van de 'reguliere' ambtelijke organisatie nodig is en een daartoe strekkend verzoek via de raadsgriffie is binnengekomen, zijn echter heldere procedures nodig. De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is de geëigende plek om hierover regels vast te stellen. Uitgangspunt is dat er binnen de gemeente voldoende professionaliteit zal bestaan om tot effectieve samenwerking tussen secretaris en de griffier te komen. Zonodig kan de burgemeester als meer onafhankelijke partij een rol spelen bij eventuele bemiddeling tussen griffier en secretaris.