2.4 Regels inzake organisatie en benoemingen griffier en griffie

De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers. De raad benoemt, schorst en ontslaat de raad de griffier en de medewerkers van de griffie. Tevens regelt de raad de vervanging van de griffier. De taken van de griffier en de griffie worden door de raad vastgelegd in een instructie. De aanname en een eventueel ontslag van de griffier en de medewerkers van de griffie geschieden door de raad.

Daarbij zal de raad overigens wel gebruik moeten kunnen maken van faciliteiten van de gemeentelijke ambtelijke organisatie zoals de salarisadministratie. Het is ook de raad die eventuele rechtspositionele regelingen vaststelt. De raad bepaalt hoe dit werkgeverschap en de dagelijkse aansturing in de praktijk (waaronder ook het voeren van functioneringsgesprekken) wordt uitgeoefend. Daarbij dient met name gedacht te worden aan het seniorenconvent, agendacommissie of het presidium, zodat dergelijke zaken op een praktische manier ingevuld kunnen worden. Eventueel zou de burgemeester deze rol ook kunnen vervullen. Het is echter wel zaak dat de burgemeester hierbij uitsluitend in zijn rol als raadsvoorzitter optreedt om de bijzondere positie van de raadsgriffier en zijn eventuele medewerkers niet te schaden. De griffier en zijn eventuele medewerkers vallen in elk geval niet onder de personele verantwoordelijkheid van de secretaris, maar onder die van de raad.

De griffier neemt binnen de ambtelijke organisatie een zelfstandige positie in, die zich moeilijk laat combineren met het vervullen van een 'gewone' ambtelijke functie. Een dergelijke combinatie is echter niet verboden. Indien de raad toch zou besluiten tot een dergelijke dubbelfunctie, verdient het aanbeveling om door middel van waarborgen te voorkomen dat de betrokken ambtenaar in een spagaat positie terecht komt. Dit kan bijvoorbeeld in een instructie voor de griffier en de rechtspositionele voorschriften voor ambtenaren van de gemeente.

Ondanks zijn bijzondere positie is de griffier wel een gemeente-ambtenaar, hetgeen betekent dat alle incompatibiliteiten die voor gemeente-ambtenaren gelden, ook voor hem gelden. In de wet zijn geen bepalingen opgenomen, die de griffier van de medewerking van de 'gewone' ambtelijk organisatie moeten verzekeren. Voor zover een dergelijke medewerking al kan worden afgedwongen door formele regels, dienen dergelijke regels op gemeentelijk niveau te worden gesteld, bijvoorbeeld in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Indien problemen zich voordoen, kan de burgemeester een bemiddelende rol spelen. De verordening kan bijvoorbeeld bepalen dat ambtelijke bijstand door ambtenaren van de reguliere organisatie aan de raad via de secretaris wordt verleend, als de griffie(r) de gevraagde bijstand niet kan verschaffen. Slechts als een raadslid bijvoorbeeld niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad of als het belang van de gemeente wordt geschaad, hoeft de ambtelijke bijstand niet verleend te worden.

Het college wordt bevoegd gezag over de ambtelijke organisatie. Het is daarom ook het college en niet langer de raad dat de regels over de ambtelijke organisatie (het organisatiebesluit) vaststelt. Deze bevoegdheid strekt zich niet uit tot de griffie. Over de uitoefening van het gezag van het college over de ambtelijke organisatie is het college uiteraard wel verantwoording schuldig aan de raad.