3.2 Soorten ondersteuning

De ondersteuning door de ambtelijke organisatie bestaat uit:

1. informatievoorziening
   • beantwoording van vragen van raadsleden (passief)
2. bijstand
   • voorbereiding initiatiefvoorstel, motie of amendement
   • voorbereiding schriftelijke/mondelinge vragen
   • secretariaat van de commissie
   • opzet en uitvoering interactief traject
   • opzet en uitvoering onderzoek of enquête
   • ondersteuning rekenkamerfunctie

Informatievoorziening
De passieve informatievoorziening (de informatieverstrekking op verzoek van raadsleden) blijkt volgens onderzoek in opdracht van de Staatscommissie over het algemeen rechtstreeks of via een hoofd of directeur te geschieden. Voorts wordt ook de lijn via de secretaris of de portefeuillehouder regelmatig gebruikt. Met name in middelgrote gemeenten blijkt de rechtstreekse weg (naar de meest betrokken ambtenaar) de meest populaire. Uit dit onderzoek blijkt verder dat raadsleden de ambtenaren vooral benaderen om informatie te verzamelen over nieuw of bestaand beleid. Per jaar doet een raadslid daartoe gemiddeld vijfmaal een beroep op de ambtelijke organisatie. Als een raadslid een initiatiefvoorstel voorbereidt (gemiddeld eens per twee jaar) doet hij in iets minder dan de helft van de gevallen een beroep op de organisatie. Raadsleden dienen weliswaar geregeld amendementen en moties in, slechts in uitzonderingsgevallen maken zij daarbij gebruik van ambtelijke ondersteuning.

Het dualistisch stelsel kan hierin verandering brengen. Als de raad zijn nieuwe actieve en zelfstandige rol oppakt en op eigen initiatief voorstellen ontwikkelt en kritischer controleert heeft hij meer informatie nodig. In de praktijk zal de ondersteuning veelal betrekking blijven hebben op eenvoudige verzoeken om feitelijke informatie die rechtstreeks aan de behandelend ambtenaar zijn gericht. Deze zal ofwel zelfstandig antwoorden, ofwel - indien het om een politiek gevoelige zaak gaat - eerst toestemming vragen aan de secretaris. De laatste neemt op zijn beurt zelfstandig of na overleg met de portefeuillehouder een beslissing over het verstrekken van de informatie.

De actieve informatieplicht jegens de raad heeft juist betrekking op situaties, waarin de organisatie een taak vervult in opdracht van het college. Deze informatievoorziening geschiedt echter op eigen initiatief van het college en meestal onder verantwoordelijkheid van de wethouder. Dit vraagt een andere opstelling van het college en de ambtelijke organisatie. Het moet immers op eigen initiatief plaatsvinden. De informatie dient de raad voldoende inzicht te geven in het bestuur en de uitvoering. Tegelijkertijd moet worden voorkomen dat raadsleden bestookt worden met detailinformatie, die hun functioneren kan bemoeilijken en de invloed van de raad beperkt. Dit vraagt dus politiek gevoel van de ambtelijke organisatie, omdat de informatievoorziening nauw moet aansluiten bij de politieke relevante informatie waar de raad op wil sturen. De griffier kan hierbij een rol spelen als bewaker van de kwaliteit van het aanbod. De raad kan de griffier verzoeken om een korte oplegnota bij stukken te voegen waarin het beleidskader en de politiek relevante punten naar voren komen, als dit naar de mening van de raad onvoldoende gebeurt in het onderliggend stuk.

Bijstand
Naast het geven van informatie speelt de ambtelijke organisatie ook een rol bij het verlenen van bijstand aan de raad of individuele raadsleden. Dit betreft het aanleveren van informatie ten behoeve van een voorstel of voor het opstellen van een verordening. Ook het leveren van informatie over het vinden van financiële dekking voor een amendement of voorstel kan tot deze bijstand behoren.

Het verlenen van bijstand bij de voorbereiding van een initiatiefvoorstel of amendement is een belangrijke activiteit van ambtenaren, zeker wanneer de raad eigen initiatief toont. Als de griffie deze ondersteuning niet kan leveren, dan zal de griffier zich richten tot de gemeentesecretaris. Op zijn beurt kan de secretaris een dergelijk verzoek om ondersteuning in de reguliere ambtelijke organisatie 'wegzetten'. De ondersteunende ambtenaar kan het raadslid wijzen op onvolkomenheden in het voorstel, helpen bij het schrijven een toelichting en concrete suggesties doen om het voorstel te verbeteren. Bij de voorbereiding van schriftelijke of mondelinge vragen gaat het vaak om informatievoorziening, die ervoor zorgt dat het raadslid de juiste vragen stelt. De bijdrage van de organisatie is hierbij beperkt, niet in de laatste plaats omdat het vaak dezelfde afdeling of zelfs ambtenaar is die de vraag beantwoordt. Ditzelfde geldt bij het formuleren van een motie. Hier speelt het al eerder genoemde loyaliteitsconflict. Het kan enigszins ondervangen worden, als de secretaris, indien mogelijk, een andere ambtenaar aanwijst om bijstand te verlenen en niet dezelfde ambtenaar die voor het college werkt aan de zaak

De raad kan er voor kiezen om het secretariaat van de commissie bij de ambtelijke organisatie te laten, ook al is dat in gedualiseerde verhoudingen niet wenselijk. Artikel 107a geeft aan dat het meer in de rede ligt dit bij de griffier en zijn eventuele griffie te leggen. Als het immers ergens om directe ondersteuning van door de raad te verrichten werkzaamheden gaat, dan lijkt dat wel het secretariaat van de raadscommissie te zijn. Commissiegriffiers verdienen dan ook de voorkeur.

Daarnaast zijn er diverse, soms incidentele activiteiten van de raad, waarbij de raad ondersteuning behoeft. Voorbeelden zijn de opzet en uitvoering van een interactief proces ter uitwerking van de kaderstellende functie van de raad. Andere voorbeelden zijn de opzet en uitvoering van een onderzoek of enquête. Ook voor deze activiteiten geldt dat de griffie niet in alle gevallen in staat is om het totaal van de ondersteuning voor zijn rekening te nemen.

Bij een enquête moet de raad in de verordening op de enquêtecommissie nadere regels formuleren over de ambtelijke bijstand. Het ligt voor de hand om een dergelijke commissie te laten ondersteunen door de een groep ambtenaren onder leiding van de griffier. Bij voorkeur zijn dit medewerkers van de griffie, indien dit echter niet haalbaar is, is tijdelijke detachering van ambtenaren ook een mogelijkheid. De raad kan hier ook voor kiezen bij een interactief beleidstraject.

Voor de ondersteuning van de rekenkamer geldt dat bij instelling van een onafhankelijke rekenkamer is bepaald dat ambtenaren die werkzaamheden voor de rekenkamer verrichten niet tegelijkertijd werkzaamheden voor een ander gemeentelijk orgaan mogen uitvoeren. De bedoeling van de wetgever is geweest om de onafhankelijke rekenkamer een eigen apparaat te geven. Een tijdelijke detachering vanuit de ambtelijke organisatie of uit de griffie behoort wel tot de mogelijkheden. Het ligt overigens niet in de rede dat de secretaris of de griffier dit zou doen.

Als de raad een rekenkamerfunctie instelt, dan is ondersteuning door de griffier wel goed denkbaar. Het blijft dan immers een instelling die direct de raad ondersteunt in zijn nieuwe rollen. Met het oog op mogelijke overbelasting van de griffier kan - bijvoorbeeld in grote gemeenten - het secretariaat van de rekenkamerfunctie ook bij een medewerker van de griffie worden ondergebracht. De secretaris van de rekenkamerfunctie kan ook gezocht worden onder personen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. In dat geval moet volstrekt helder zijn wanneer deze persoon onder verantwoordelijkheid van de rekenkamerfunctie van de raad opereert en wanneer hij als ambtenaar onder verantwoordelijkheid van de wethouder werkt.