3.3 Spelregels inzake organisatie ter nadere invulling van de verordening

Helderheid over de spelregels voor ambtelijke ondersteuning is een absolute vereiste. In paragraaf 3.2 staat meer informatie over de procedure die het meest voor de hand ligt bij eenvoudige informatieverzoeken. Over de verzoeken om bijstand kan het volgende worden opgemerkt.

Aanvraag (procedure)
Raadsleden richten verzoeken om bijstand voor bijvoorbeeld het verzamelen van kennis over beleid of het formuleren van initiatiefvoorstellen in eerste instantie aan de griffier. Bij het verlenen van bijstand geldt dat als de griffier en zijn eventuele medewerkers niet of onvoldoende in staat zijn de gevraagde ondersteuning te verlenen, de griffier via een verzoek aan de secretaris de hulp van de gewone ambtelijke organisatie kan inroepen. Het ontbreken van specialistische kennis of capaciteitsgebrek bij de griffie kunnen daarvoor redenen zijn.

De procedure voor een verzoek om ondersteuning kan de raad in de verordening op de ambtelijke bijstand vastleggen. Er kan dan gedacht worden aan het gebruik van de griffier als frontoffice voor verzoeken om ondersteuning. Als de griffier niet in de gelegenheid is de ondersteuning te verlenen dan zal de secretaris binnen een bepaalde tijd een ambtenaar moeten aanwijzen. In de situatie dat de secretaris de ondersteuning niet kan of wenst te leveren, kan het raadslid zich wenden tot de raadsvoorzitter en uiteindelijk de plenaire raad. Om het aantal verzoeken enigszins beheersbaar te maken is het nodig het aantal uren of malen dat een raadslid een beroep kan doen op ondersteuning vast te stellen. Hiertoe hebben sommige gemeenten een zogenaamde strippenkaart ingevoerd. Verder zou de ondersteuning terug moeten komen in de begroting, daarom verdient het aanbeveling om een budget vast te stellen voor de inzet van de ambtelijke organisatie door de raad.

Verlening van bijstand
Het uitgangspunt voor deze handreiking is de vraag aan ondersteuning van een raadslid. Het perspectief van de ambtenaar vraagt echter ook om aandacht. Het is vooral aan de secretaris om te voorkomen dat ambtenaren door verzoeken om bijstand in de problemen komen. Dit zou kunnen gebeuren, wanneer het verzoek inhoudelijk strijdig is met zaken waar de ambtenaar voor het college mee bezig is. Dit laatste kan enigszins worden voorkomen door een andere ambtenaar te belasten met de ondersteuning. Tevens zou het verzoek in verband met werkdruk tot problemen kunnen leiden. Juist tegen deze achtergronden dienen inhoudelijke verzoeken om advies of bijstand altijd aan de gemeentesecretaris gericht te zijn. Dit voorkomt dat de ambtenaar in een positie komt waarin hij in direct contact moet aangeven niet aan een verzoek om ondersteuning te kunnen of willen voldoen. Voor iedereen moet duidelijk zijn onder welke voorwaarden verzoeken geweigerd kunnen worden. Hierover zijn in de modelverordening bepalingen opgenomen.

De ambtenaar kan zoals gezegd te maken krijgen met uiteenlopende bijstandsverzoeken. Diverse raadsleden kunnen met vergelijkbare verzoeken om bijstand komen en de ambtenaar kan tussen raad en college komen te staan. Het is in het belang van de ambtenaar en van het raadslid dat de ambtenaar het raadslid adequaat ondersteunt (zie casus ambtenaar in tweestrijd). Om dit te bevorderen is helderheid over de verzoeken om bijstand die de raad heeft uitstaan bij de griffier, de secretaris en de reguliere ambtelijke organisatie gewenst. Om ervoor te zorgen dat de ambtenaar niet in de problemen komt door de ondersteuning die hij aan de raad geeft - die immers soms best een andere richting kan aangeven dan het collegebeleid - bepaalt de verordening, dat de ambtenaar alleen verantwoording schuldig is aan de raad voor werkzaamheden die hij voor de raad verricht. Deze werkzaamheden worden onder verantwoordelijkheid van de griffier verricht. Wel is hierop een uitzondering gemaakt met het oog op de gezagsrelatie tussen de ambtenaar en het college. Als de ambtenaar zijn functie ter ondersteuning van de raad niet naar behoren uitoefent, blijft hij daarop aanspreekbaar door de secretaris. De raad kan het college aanspreken teneinde de secretaris ter verantwoording te roepen.

Verder kan het bijhouden van een register waarin staat welke raadsleden een onderwerp uit hebben staan, wat het onderwerp is en welke ambtenaar daarbij bijstand levert duidelijkheid geven over het opdrachtgeverschap van ambtenaren.