3.3 Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

3.3.1 Inleiding

Ieder raadslid heeft het recht om zich, eventueel door tussenkomst van de griffier, tot een ambtenaar te wenden met een verzoek om feitelijke informatie. Gemeenten gebruiken de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning wel als richtlijn, maar geven daar vaak hun eigen invulling aan. Ieder raadslid heeft blijkens de Verordening recht op een x aantal uren, dan wel x keer ambtelijke bijstand per jaar. De gemeentesecretaris houdt een register bij van het aantal vragen dat aan ambtenaren wordt gesteld en door wie. Het aantal uren verleende bijstand wordt niet altijd bijgehouden. Antwoorden op korte vragen worden vaak telefonisch of per e-mail gegeven. Het komt voor dat antwoorden ook naar andere betrokkenen worden gestuurd, zoals de griffier, de wethouder, raadscommissieleden en het diensthoofd.

De mogelijkheid om vragen te stellen wordt als positief ervaren. Als technische en politiek neutrale vragen al voor aanvang van de raads(commissie)vergadering zijn beantwoord, kan in de vergadering de inhoudelijke discussie worden gevoerd en hoeft er niet meer over allerlei detailvragen te worden gesproken. Zo bevordert het stellen van vragen aan ambtenaren de efficiëntie. Aan de andere kant heeft de ambtelijke organisatie aan het ondersteunen van het college al een dagtaak. Door de verplichting om vragen van raadsleden te beantwoorden, blijft het reguliere werk soms (met name als er sprake is van een hausse aan vragen) liggen. Door de scherpere scheiding tussen raad en college wordt er meer politiek bedreven en is de raad meer betrokken. Hierdoor worden meer vragen gesteld. Piekmomenten voor wat betreft het stellen van vragen zijn bijvoorbeeld de bespreking van de voorjaarsnota en de meerjarenbegroting. Ook is de werkbelasting toegenomen door de verzoeken om bijstand van de raad en de vele onderzoeken, zoals accountantsonderzoeken naar de rechtmatigheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid, rekenkameronderzoek en enquêtes naar bijvoorbeeld het cultuurbeleid.

3.3.2 Voorbeelden

Detailvragen

Ten behoeve van de invoering van de Wet maatschappelijke ontwikkeling (Wmo) werd een plan van aanpak geschreven. De raadsleden waren ook hier actief bij betrokken. Voorafgaand aan de behandeling van het plan van aanpak in de raad, stelden de raadsleden allerlei detailvragen die eigenlijk later in het proces besproken zouden worden. Raadsleden wilden zich profileren, maar verloren daarbij het proces enigszins uit het oog. Dit zorgde voor problemen in de planning.

De raad moet zich in het duale bestel meer gaan bezighouden met kaderstelling. Toch blijkt in de praktijk dat de raad vaak even uitgebreid wil worden geïnformeerd als het college. Het college probeert in zijn informatievoorziening naar de raad meer op hoofdlijnen te blijven, maar vervolgens krijgen de ambtenaren van de raad toch detailvragen en zijn zij verplicht die te beantwoorden.

Politieke discussie

Bij de introductie van de Wet werk en bijstand (Wwb) in een gemeente is de raad vanaf het begin van het beleidstraject erg actief geweest. Om de politieke discussie omtrent de Wwb aan te zwengelen, werd vaak een beroep gedaan op de ambtenaren voor het beantwoorden van vragen.

Er worden in een bepaalde gemeente zeer veel raadsvragen gesteld. Deze zijn echter bijna allemaal afkomstig van één fractie, die kritisch is en zich wil profileren. Deze fractie stelt wel 10 tot 12 vragen per week.

3.3.3 Oplossingen

Ondersteuning door de griffie bij het stellen van vragen. De griffier en de griffie zijn voor de raad het eerste aanspreekpunt. Zij kunnen de raadsleden dan ook ondersteunen bij het stellen van vragen aan de ambtelijke organisatie. Uitgangspunt dient daarbij te zijn dat de griffiemedewerker begrijpt wat er met de vraag wordt bedoeld, zodat voor de ambtenaar ook duidelijk is wat er van hem wordt verwacht. Taken die de griffie op zich kan nemen, zijn:

het raadslid ondersteunen bij het formuleren van de vraag;
het raadslid vragen of hij zich bewust is van de politieke lading van een vraag;
duidelijk krijgen wat de bedoeling van een vraag is en het raadslid daarin sturen;
beoordelen of het antwoord van de ambtenaar duidelijk en adequaat is.

Vermelding persoonsgegevens ambtenaar

In veel gemeenten worden de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de ambtenaar die een stuk schrijft, op het betreffende document vermeld. Dit maakt het eenvoudiger voor het raadslid om de ambtenaar te benaderen en zorgt voor een effectieve afhandeling van vragen. Uiteraard is het effect van deze oplossing wel afhankelijk van de vraag in hoeverre raadsleden de ambtenaren rechtstreeks kunnen benaderen.

Planning

Als te voorzien is dat er een hausse aan vragen komt over een bepaald onderwerp (piekmoment), dan kan dat worden opgenomen in bijvoorbeeld sectorplannen. Aan de hand van een beleidsagenda kan een inschatting worden gemaakt van een mogelijke vragenstroom. Binnen de sector kan dan ambtelijke tijd hiervoor worden 'vrijgemaakt'.

Spreekuur

Ook het organiseren van een inloopspreekuur behoort tot de mogelijkheden wanneer er over een bepaald onderwerp naar verwachting veel vragen zullen worden gesteld. In één van de deelnemende gemeenten wordt dit gedaan voor het financiële gedeelte van de voorjaarsnota. De griffie organiseert dit spreekuur samen met de dienst 'financiën' en de raadsleden kunnen daar aan de controller en de financieel specialisten van de dienst al hun financieel technische vragen stellen.

Een andere gemeente houdt 'carrouselavonden' als oplossing voor de enorme stroom technische vragen van raadsleden over de programmabegroting. De ambtenaren zitten dan per sector in verschillende kamers en de raadsleden kunnen rondlopen om aan hen vragen te stellen. De wethouders zijn wel aanwezig, maar geven geen antwoorden. Doel is het snel en eenvoudig afhandelen van technische vragen, zodat in de raadsvergadering het politieke debat centraal staat.

Bij twijfel eerst vragen

Als een ambtenaar een vraag van een raadslid krijgt voorgelegd via de reguliere weg of daarbuiten (bijvoorbeeld tijdens een receptie of op straat) en hij twijfelt over de politieke impact daarvan, kan hij het beste eerst intern te rade gaan bij het afdelingshoofd en/of de gemeentesecretaris, voordat hij het raadslid antwoordt. Een tip voor de ambtenaar: schroom niet om dat ook aan het raadslid kenbaar te maken.

Minder detailvragen

Veel vragen van raadsleden gaan over details. Dit komt onder meer doordat de raadsleden in hun functie van volksvertegenwoordiger door de burger worden aangesproken op allerlei details. De raad zou zich echter niet met details – voorzover het uitvoeringstaken betreft – bezig moeten houden. Het raadslid dat een opmerking of klacht over een detail krijgt, zou dit moeten plaatsen binnen het grotere kader van zijn taak en bedenken of hij in zijn taak als kadersteller iets aan de opmerking of klacht kan doen. Ook de ambtenaar kan hieraan bijdragen door bij het formuleren van een antwoord op een vraag de kaderstellende taak van de raad als uitgangspunt te nemen.