3.4 Beleids- en besluitvorming in de dagelijkse praktijk: agendabepaling op korte termijn en raadsstukken

De doelstellingen en agendapunten voor de lange termijn zullen op een bepaald moment vertaald moeten worden in concrete raadsvoorstellen en -besluiten. De raad gaat dan concrete beleidsthema's en vraagstukken behandelen. Hieraan liggen meestal raadsstukken ten grondslag, in de vorm van notities, visies of voorstellen.

De betrokkenheid van de raad bij de totstandkoming van raadsstukken en het proces daar naartoe is verschillend. Zo kunnen raad en/of commissies in een zeer vroegtijdig stadium aangeven wat men van een stuk verwacht, welke zaken wel of juist niet behandeld moeten worden en welke keuzemogelijkheden door middel van het stuk aan de raad moet worden voorgelegd. Aan het andere uiterste staan de voorstellen die zonder enige betrokkenheid van de raad worden voorbereid en waar de raad pas kennis van neemt wanneer het voor een raadsvergadering wordt geagendeerd. Ook kan de raad tussentijds eigen nieuwe agendapunten (agendabepaling op de korte termijn) op de raadsagenda laten zetten. Op deze vormen van kaderstelling is op dit moment in veel gemeenten de aandacht gericht en daarmee is dan ook de nodige ervaring opgedaan.

Voorbeelden van kaderstelling bij agendabepaling op de korte termijn en raadsstukken

In Apeldoorn heeft de raad onder meer ervaring opgedaan met een kaderstellingstraject voor de actualisering van een bestemmingsplan.

De gemeente Arnhem heeft formats gemaakt voor de wijze waarop raadsstukken gemaakt moeten worden, passend bij de rol die de raad op dat moment vervult.

In Castricum heeft de raad in een bestuurlijke verkenning van de keuzemogelijkheden de kaders voor het evenementenbeleid vastgesteld.

De kaderstelling voor de actualisering van het jeugd- en jongerenbeleid is in Wijk bij Duurstede verlopen in drie fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.

In de gemeente Emmen zijn de kaders voor het welstandsbeleid volgens een vergelijkbare drietrapsraket opgesteld: informatieverzameling, opinievorming en besluitvorming.

In Noordoostpolder heeft de raad een debat gevoerd aan de hand van stellingen over de implementatie van de Wwb, resulterend in de uitgangspunten voor de uitwerking van de verordening.

En in de gemeente Oosterhout zijn de verordeningen voor de implementatie van de Wwb tot stand gekomen na een beslispuntendebat over de consequenties van bepaalde keuzes.

In Soest heeft de raad kaderstellende trajecten doorlopen voor het afvalstoffenbeleid, het integraal veiligheidsbeleid, het cultuurbeleid en het sociaal beleid en vervolgens zijn werkwijze geëvalueerd.

Leerpunten en suggesties uit de praktijk
Dit veelkleurig palet aan praktijkvoorbeelden levert een scala aan ervaringen en leerpunten op. In meerdere voorbeeldgemeenten is de werkwijze voor kaderstelling gedurende het beleids- en besluitvormingsproces organisch tot stand gekomen.

Dit betekent dat in die gevallen vooraf niet expliciet is gemaakt wat de rol van de raad in het proces zou zijn en wat er van het college en de ambtelijke organisatie werd verwacht. Al doende leert men en de praktijk laat dan ook zien dat men in de meeste gemeenten tracht om de opgedane ervaringen om te zetten in een 'gestandaardiseerde' werkwijze.

Een ander leerpunt dat in veel praktijkvoorbeelden terugkomt, is de rol en bijdrage van het ambtelijk apparaat bij kaderstelling. In de meeste gemeenten geeft men aan dat een bijdrage van de vakafdeling en/of de bestuursdienst onontbeerlijk is voor het welslagen van kaderstellingstrajecten. Deze bijdrage bestaat veelal uit een inhoudelijke voorbereiding van informatiebijeenkomsten of startnotities, maar bijvoorbeeld ook uit ondersteuning bij het organiseren van oriëntaties met het veld. De rol die ambtenaren in dergelijke trajecten spelen, wijkt af van de rol die zij gewend zijn te vervullen. Van ambtenaren wordt een andere attitude verwacht, die te kenmerken is als 'bestuurlijke oriëntatie'.

Ambtenaren worden in deze fase immers niet gevraagd om een volledig uitgewerkte beleidsnota te produceren, maar moeten de raad voorzien van de benodigde informatie omdat die richtinggevend kan zijn voor de uitwerking van het beleid. Zoals de praktijkvoorbeelden laten zien, kan dit vorm krijgen in raadsstukken met bespreekpunten, stellingen, keuzes en consequenties.

Andere suggesties voor kaderstelling in de dagelijkse praktijk die uit de voorbeelden naar voren komen, zijn:

Bewoners waarderen het in het algemeen zeer als de raad naar hen toekomt en om hun mening vraagt. Door een aantal voorbeeldgemeenten wordt dit als het grootste voordeel van kaderstelling ervaren: het nauwe contact tussen raad en bewoners. De raad kan zich daarmee profileren.
Het is van groot belang dat het voorafgaand aan de start van de beleidsvorming duidelijk is welke rol de raad in het proces speelt. De stukken voor de raad moeten qua vorm en inhoud passen bij die rol. Dit betekent dat het duidelijk moet zijn of de stukken ter informatie, dan wel ter besluitvorming worden voorgelegd.
De raad moet niet actief betrokken willen zijn bij de uitwerking van alle onderwerpen. De raad moet prioriteiten stellen. Sommige onderwerpen vindt de raad dermate belangrijk dat hij er zelf actief mee aan de slag gaat, maar de meeste onderwerpen moeten door het college verder worden uitgewerkt.
Voor de onderwerpen waar de raad zelf actief mee aan de slag gaat, is het van belang dat er voldoende kennis en deskundigheid beschikbaar is in de raad. Dit kan gefaciliteerd worden door de griffier en de ambtelijke organisatie door voor een startnotitie met een probleemverkenning of een bijeenkomst met experts te zorgen.
Voor kleine gemeenten is het van het grootste belang dat de bestuursondersteuning en de vakafdeling medewerking verlenen bij kaderstellende trajecten. De griffie is vaak klein en kan niet al het voorbereidende werk zelf doen en daarbij komt dat toetsing van de inhoudelijke en financiële kaders noodzakelijk is.
Het is van belang om te bepalen wie de kaderstellende opdracht vaststelt.

Mag de raadscommissie dat doen of doet de raad dat? De raad kan dat doen omdat het een belangrijk moment is, maar de commissie kan het ook doen, omwille van agendatechnische en tijdsbesparende redenen.