5. Samenvatting en afsluiting

In de voorgaande hoofdstukken is het drieluik bestaande uit de raadsgriffier, ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, nader toegelicht. We spreken met opzet van een drieluik, want uiteraard maken de afzonderlijke wettelijke verplichtingen deel uit van een geheel dat wij ambtelijke ondersteuning noemen.

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zullen de griffier, de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in hoge mate communicerende vaten zijn. Door een hoog ambitieniveau bij de fractieondersteuning zou bijvoorbeeld de griffie wat minder ambitieus ingericht kunnen worden. Een uitgebreide griffie kan daarentegen het beslag op de ambtelijke organisatie doen afnemen. Taken die fracties als te politiek gevoelig bestempelen om door griffie of reguliere ambtenaren te laten uitvoeren, kunnen via fractieondersteuning hun weg vinden. De rol van de griffier als coördinator en procesbegeleider voor de raad, het politieke karakter van de fractieondersteuning en de technische bijstand van de ambtelijke organisatie moeten goed onderscheiden worden. Het is daarom van groot belang een zekere taakafbakening tussen de drie delen van het drieluik te maken.

De positie en opstelling van zowel de secretaris als de griffier zijn uitermate belangrijk bij de uitwerking van de ambtelijke ondersteuning. De verantwoordelijkheden van de griffier behoren goed uitgekristalliseerd te zijn en de griffier en de secretaris dienen van te voren duidelijke afspraken te maken. De verordening op de ambtelijke bijstand kan een belangrijke rol vervullen bij de afbakening van verantwoordelijkheden en werkzaamheden.

Op welke wijzen kan de rolverdeling voor de ambtelijke ondersteuning vormgegeven worden? Een korte opsomming resulteert in een drietal modellen.

1. De griffier en eventuele griffie bieden secretariële ondersteuning. Verzoeken van inhoudelijke bijstand verlopen via de griffier, maar deze fungeert slechts als doorgeefluik aan de secretaris en de reguliere ambtelijke organisatie. Inhoudelijke bijstand wordt als zij politiek van aard is afgehandeld via de fractieondersteuning.
2. De griffier en de eventuele griffie verschaffen secretariële en procesmatige ondersteuning. De griffier fungeert als tussenpersoon en vervult naast administratieve taken ook een coördinerende en organisatorische functie. Verzoeken om inhoudelijke bijstand verlopen via de griffier in overleg met de secretaris. Inhoudelijke ondersteuning, die sterk politiek van aard is, verloopt via de fractieondersteuning.
3. De griffier en eventuele griffie zijn verantwoordelijk voor de secretariële, procesmatige en inhoudelijke ondersteuning. De rol van de griffie is vergelijkbaar met een beleidsondersteuner. Slechts als de griffie niet in staat is het verzoek tot ondersteuning wegens gebrek aan expertise of mankracht in te vullen, wordt een beroep gedaan op de secretaris, die de reguliere ambtelijke organisatie kan inschakelen. Desgewenst wordt de politieke inhoudelijke bijstand middels fractieondersteuning verleend.

De wijze waarop invulling wordt gegeven aan ambtelijke ondersteuning hangt in grote mate af van de wensen en behoeften van de raad en de fracties. Al met al vragen de wettelijke verplichtingen een goed inzicht in de wensen en behoeften op het gebied van ondersteuning en heldere afspraken omtrent de organisatie. Uiteraard zal de aanstelling van de griffier en griffie de nodige financiële consequenties met zich mee brengen. De raad dient in de begroting middelen vrij te maken hieromtrent. Mogelijk zal het beschikbare budget tot beperkingen leiden in het optuigen van de griffierfunctie en een eventuele griffie.