5 Ter afsluiting

Veranderingen in de organisatie en het functioneren van het gemeentebestuur, vooral vanwege de introductie van het dualisme, vragen om aanpassingen in het handelen van de ambtenaar. In deze handreiking zijn de belangrijkste veranderingen en de daarmee verbonden aanpassingen aan de orde geweest. Ter afsluiting worden enkele algemene aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten zijn in feite, mede op basis van het voorgaande, te herleiden tot drie algemene thema's. Deze zijn:

• wees je er van bewust dat er iets is veranderd in de organisatie van het lokale bestuur (bewustwording);
• maak daarom ook andere werkafspraken;
• pas je functioneren en handelen ook aan aan de veranderingen.

De concrete uitwerking van elk thema is als volgt:

Bewustwording

– De raad en het college zijn in andere verhouding tot elkaar gekomen

Met de invoering van het dualisme zijn de taken en verantwoordelijkheden van raad en college duidelijker gescheiden. Dat betekent dat raadsleden en collegeleden behoefte hebben aan andere vormen van ondersteuning en aan andere informatie. Houd hiermee rekening als raadsleden danwel collegeleden geïnformeerd en ondersteund dienen te worden.

– Het gevoel voor politieke verhoudingen is belangrijker geworden

Dit was altijd al een essentiële kwaliteit voor elke professionele ambtenaar. Door het dualisme is de verhouding tussen raad en college scherper komen te liggen en kunnen zaken eerder een 'politiek gevoelige' lading krijgen. Zorg dat je weet wat er speelt en voorzie welke kwesties wel eens scherpe kantjes kunnen hebben.

Werkafspraken

– Maak duidelijke spelregels voor de ondersteuning

Maak expliciet wat raadsleden en het college kunnen verwachten van de ambtelijke organisatie; welke regels en procedures zijn daarvoor van kracht. De secretaris en de griffier hebben hierbij een belangrijke initiërende en coördinerende rol.

– Regel de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Bepaal vooraf in welke mate raadsleden kunnen rekenen op ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Zorg dat de procedures duidelijk zijn.

– Regel de informatievoorziening

Het belang van een volledige en gestructureerde informatievoorziening, mede vanwege de actieve informatieplicht van het College, is in het dualistische systeem toegenomen. Een dergelijke informatievoorziening hoort goed geïmplementeerd te worden in de procedures en werkwijzen van de ambtelijke organisatie. Onder meer kan gebruik worden gemaakt van moderne mogelijkheden zoals een Raadsinformatiesysteem (RIS). Een RIS dat is ingericht als kennisbeheersysteem voor de raad, met informatie over eerdere besluiten en kaders, actuele ontwikkelingen in wet- en regelgeving, achtergrondinformatie uit vakliteratuur en beleid in andere gemeenten, kan het politieke debat een kwaliteitsimpuls geven.

Handelen

– Wees proactief

Ambtenaren zijn professionals. De bestuurders mogen van hen verwachten dat zij actief meedenken, problemen voorzien en weten te voorkomen. In de gewijzigde, dualistische verhoudingen is het belang hiervan alleen maar toegenomen. De verschillende taken en verantwoordelijkheden van raad en college impliceren ook dat zij anders 'bediend' moeten worden. De verschillende accenten in de ondersteuning moeten ook 'automatisch' verzorgd worden.

– Streef transparantie na

De controlerende rol van de raad is versterkt. Dat betekent dat het functioneren van college, en de ambtelijke ondersteuning aan het college, meer dan voorheen de aandacht zullen krijgen. Geheimzinnigheid en informatie afschermen passen daar niet bij. Een professionele ambtenaar heeft niets te verbergen. Ook hier geldt dat voor een juiste invulling van de controlerende functie goede spelregels gemaakt dienen te worden. Transparantie gedijt in open politieke verhoudingen, waar de bereidheid tot samenwerking ('dualisme in plaats van duellisme') aanwezig is.

– Wees klantgericht

Beschouw zowel het college, de raad als de burgers in de gemeente als 'klanten', uiteraard met inachtneming van het werkgeverschap van het college.

Behandel vragen en adviezen van de verschillende 'klantgroepen' zorgvuldig, tijdig en volledig.

– Stel de eigen professionaliteit centraal

In de soms aangescherpte verhoudingen tussen raad en college, bestaat het risico dat de ambtelijke organisatie 'partij' wordt in eventuele tegenstellingen of conflicten. Dit kan voor een belangrijk deel voorkomen worden door steeds te handelen vanuit een professionele en onafhankelijke taakinvulling (wederom natuurlijk met inachtneming van het werkgeverschap van het College). Zowel raad als college hebben recht op informatie en ondersteuning.

Zolang beide partijen op de juiste wijze ondersteund worden, kan de ambtelijke organisatie nauwelijks betrokken worden bij eventuele tegenstellingen.

– Investeer in de versterking van de professionaliteit

De cruciale rol van adequate opleidingen voor het praktisch handelen van ambtenaren in het duale bestel wordt nog te weinig onderkend. Politiek inzicht, gevoel voor communicatie, het schrijven van raadsstukken en het omgaan met loyaliteitsdilemma's kunnen misschien niet volledig, maar toch wel ten dele door gerichte opleidingen en trainingen worden aangeleerd.

Hier ligt een taak voor gemeenten, alleen of gezamenlijk, en voor de verschillende opleidingsinstituten. Daarbij is het belangrijk dat ervaringen binnen de gemeenten worden uitgewisseld en worden omgezet in concrete verbeteracties.

Het dualisme betekent voor de ambtenaar een hernieuwde bezinning op zijn positie en handelen. Met de duaal opererende raad heeft de ambtenaar een nieuwe klant. Hij zal ook deze klant zo goed mogelijk willen bedienen. Deze handreiking kan hem daarbij behulpzaam zijn. De handreiking kan eveneens voor raad en college een bijdrage leveren aan het voortdurend oog hebben voor de eigenheid van de ambtenaar in het duale systeem.