7.1 Inhoud van het verslag

De burgemeester is vrij in het bepalen van de inhoud van het verslag. De wet geeft een beperkt aantal verplichte onderdelen aan en biedt daarnaast de mogelijkheid om andere zaken aan de orde te stellen. In bijlage II wordt hiervoor een aantal suggesties gedaan. Bij de keuze voor andere dan de wettelijk verplichte onderwerpen dient de burgemeester echter altijd de voor- en nadelen hiervan tegen elkaar af te wegen. Voordelen zijn dat het verslag er levendiger van kan worden en inwoners wellicht meer aanspreekt. Nadelen kunnen zijn dat overlap met het jaarverslag ontstaat of dat de extra toegevoegde onderwerpen afleiden van waar het om gaat: de kwaliteit van procedures met betrekking tot de relatie burger-bestuur.

Het verslag zal aan de raad worden aangeboden en wel tezamen met de jaarrekening en het jaarverslag. Dit biedt de raad de mogelijkheid de burgemeester ter verantwoording te roepen over de invulling van zijn zorgplicht op het gebied van procedures richting de burgers. Om te voorkomen dat op dat moment de raad om andere gegevens vraagt dan de burgemeester heeft opgenomen, is het wenselijk dat de burgemeester de raad vooraf heeft gevraagd om de kaders voor het burgerjaarverslag kenbaar te maken. Door de raad mee te laten denken over de wijze van rapporteren, wint het burgerjaarverslag aan waarde als instrument voor gemeentelijk kwaliteitsbeleid. Dit effect wordt versterkt wanneer raad en college jaarlijks nadrukkelijk stilstaan bij de waarde van het verslag als instrument en zij bekijken waar het als zodanig voor verbetering vatbaar is. Door na bespreking van het rapport te werken aan de verbeterpunten en daar een volgende keer weer over te rapporteren, kan het burgerjaarverslag onderdeel uit gaan maken van een planning en control cyclus.

Het is denkbaar dat de inbreng van burgers bij de opstelling van het verslag wordt betrokken. Zo kunnen bijvoorbeeld de uitkomsten van wijkavonden of themabijeenkomsten over de kwaliteit van gemeentelijke dienstverlening in het burgerjaarverslag verwerkt worden. Inwoners kunnen op die manier hun mening geven over de relatie burger-bestuur, bijvoorbeeld als het gaat om het afdoen van klachten of over de aflevering van rijbewijzen. Daarnaast kunnen de burgemeester of de raad het burgerjaarverslag tevens achteraf voorleggen aan de burgers. In ieder geval zullen burgers duidelijkheid moeten hebben over hun rol bij een eventuele consultatie. Hoewel ook hier sprake is van een verantwoordelijkheid van de burgemeester, is het zeer wenselijk de raad te betrekken bij het formuleren en uitwerken van dergelijke plannen.

In het burgerjaarverslag wordt een rapportage gemaakt van gebeurtenissen die het jaar daarvoor hebben plaatsgevonden. Dit heeft consequenties voor de gemeentelijke organisatie. Om een goed jaaroverzicht te krijgen is het aanbevelenswaardig om de organisatie zo in te richten dat gedurende het hele jaar de betreffende informatie wordt verzameld. Een systematische manier om de gegevens op te slaan zal hierbij onmisbaar zijn. Te denken valt aan computersoftware op het gebied van gegevensbeheer en een koppeling met het planning&control-instrumentarium [18] van de gemeente. Alleen zo wordt de volledigheid en de juistheid van de gegevens gewaarborgd en dat leidt weer tot een completer overzicht van de gebeurtenissen. De inrichting van deze organisatie is vanzelfsprekend een zaak van de gemeenten zelf. Een methode van databeheer zou kunnen zijn dat per sector of afdeling een registratie wordt bijgehouden van relevante onderwerpen, zoals klachten en verwerkingstijden.

[18] Zie voor meer informatie www.site-respons.nl