9. Ambtelijke organisatie

9. Ambtelijke organisatie

9.1 Algemeen
9.2 Recht op ambtelijke bijstand
9.3 Verplichting benoemen raadsgriffier
9.4 Taak en formele positie gemeentesecretaris
9.5 Formele positie ambtelijk organisatie

9.1 Algemeen
In de regeling van de formele positie van de ambtelijke organisatie wijzigt ook het een en ander als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur. Deze wijzigingen beogen in de eerste plaats betere waarborgen te bieden voor de ambtelijke ondersteuning van de raad en individuele raadsleden. In de tweede plaats is het de bedoeling om de feitelijke situatie, waarin de ambtelijke organisatie vooral voor het college werkt, te codificeren. In de Handreiking ambtelijke ondersteuning voor de gemeenteraad, die begin 2002 zal verschijnen zal meer aandacht worden besteed aan de verschillende mogelijkheden voor gemeenten.

De wijzigingen betreffen:

Het recht op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning voor de raad en individuele raadsleden;
De verplichting een raadsgriffier te benoemen;
De formele positie van de gemeentesecretaris;
De formele positie van de ambtelijke organisatie.

9.2 Het recht op ambtelijke bijstand van de raad en individuele raadsleden
Op dit recht is al ingegaan in paragraaf 5.4. Belangrijk is een onderscheid te maken in de taken die zijn weggelegd voor de fractieondersteuning, de griffie(r) en de ambtelijke organisatie.

9.3 De verplichting een raadsgriffier te benoemen
Benoeming, ontslag, schorsing en vervanging van de griffier en andere griffie-ambtenaren

De raad moet uiterlijk 7 maart 2003 een eigen griffier benoemen (art. 107). Dit is een besluit dat de raad geheel zelfstandig neemt. Het college hoeft er niet bij te worden betrokken. Een aandachtspunt bij het nemen van een dergelijk besluit is uiteraard de aanwezigheid van een adequate begrotingspost in de begroting van 2003. Vanuit verschillende hoeken is de suggestie gedaan om de functies van griffier en secretaris in één persoon te verenigen. Dit sluit de letter van de wet niet uit. De minister van BZK heeft aangekondigd dat hij bij de evaluatie van de wet, die voor 1-1-2005 moet plaatsvinden, dit punt zal meenemen. Mocht dan blijken dat veel gemeenten voor deze optie hebben gekozen dan bestaat de mogelijkheid dat hierover alsnog nadere regels zullen worden gesteld.

De benoemingsprocedure van de griffier kan de raad geheel naar eigen inzicht inrichten. Hij kan daarover nadere regels stellen. Verder is het de raad die de door hem benoemde griffier kan schorsen, vervangen en ontslaan. Hierbij dienen de gewone regels van het ambtenarenrecht uiteraard wel in acht te worden genomen. Naast de griffier kan de raad ook nog andere griffie-ambtenaren benoemen en deze vervolgens zo nodig ontslaan, schorsen en vervangen. Verder kan de raad regels vaststellen over de organisatie van de griffie. Verplicht is dit echter niet. Het ligt overigens voor de hand dat in ieder geval de ambtelijke secretarissen van de raadscommissies deel uitmaken van de griffie.

De taken van de griffier

De griffier heeft de volgende taken:

Hij staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde (art. 107a, eerste lid);
Hij is aanwezig in raadsvergaderingen (art. 107b);
Hij mede-ondertekent de stukken die van de raad uitgaan (art. 107c)

De belangrijkste taak van de griffier is de eerstgenoemde. Concreet gaat het dan om het honoreren van en bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad of van individuele raadsleden. Betreft het verzoeken om feitelijke informatie of om gespecialiseerde assistentie, dan moet de griffier een beroep op het "gewone" ambtelijke organisatie kunnen doen. In de verordening op de ambtelijke bijstand moet de raad hierover procedurele regels stellen (art. 33, tweede lid).

De raad moet in een instructie nadere regels vaststellen over de invulling door de griffier van deze taken (art. 107a, tweede lid). Het ligt voor de hand dat de desbetreffende regels uit de huidige ambtsinstructie voor de secretaris hierbij als uitgangspunt worden gehanteerd.

9.4 Taak en formele positie van de gemeentesecretaris
Omdat de raad een eigen griffier aanstelt, verliest de secretaris een aantal specifiek op de ondersteuning van de raad gerichte taken. Zijn hoofdtaak is het verlenen van bijstand aan het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies (art. 103, eerste lid).

Verder wordt de secretaris door het college benoemd, geschorst, vervangen en ontslagen (art. 102). Het college stelt de instructie voor de secretaris vast (art. 103, tweede lid). In de praktijk betekent dit dat de bestaande instructie moet worden aangepast aan het wegvallen van de op ondersteuning van de raad gerichte taken. Die aanpassing moet 7 maart 2003 in werking treden of, indien een griffier op een eerder tijdstip op vrijwillige basis wordt aangesteld, op het moment van benoeming van de raadsgriffier en de inwerkingtreding van de instructie voor deze griffier.

9.5 De formele positie van de ambtelijke organisatie
Thans oefent de raad het bevoegde gezag uit over de ambtelijke organisatie. In de nieuwe situatie wordt deze bevoegdheid overgeheveld naar het college. Dat wil zeggen dat:

a. het college voortaan ambtenaren benoemt, schorst en ontslaat, echter met uitzondering van de griffier en zijn medewerkers (art. 160, eerste lid, onderdeel d) en de accountant in dienst van de gemeente (art. 213, zevende lid);

b. het college voortaan regels mag vaststellen over de ambtelijke organisatie, alweer met uitzondering van de raadsgriffie(r) (art. 160, eerste lid, onderdeel c).

Ten aanzien van de onder b bedoelde regels is een overgangsbepaling in het wetsvoorstel opgenomen. Door de raad verrichte bestaande aanstellingen van ambtenaren en door de raad vastgestelde voorschriften op basis van de artikelen 125, 125c en 134 van de Ambtenarenwet worden geacht afkomstig te zijn van het college (art. VI, eerste respectievelijk tweede lid). Ditzelfde geldt voor de vaststelling van verordening op de rechtspositie van ambtenaren (Car-Uwo).