Bijlage 3. Praktijkvoorbeelden uit gemeenten

Verschillende gemeenten hebben vanaf eind 2001 een start gemaakt met het invullen van de griffiersfunctie. In deze handreiking worden kort de functieomschrijvingen van een aantal gemeenten opgenomen, te weten de gemeenten Amersfoort, Breda, 's-Hertogenbosch, Hoogeveen en Tilburg.

De gemeente Amersfoort
De gemeente Amersfoort gaat ervan uit dat de griffiersfunctie zich in de loop der jaren verder zal ontwikkelen, maar heeft als einddoel gesteld een griffier van 1 fte en een griffie bestaande uit 5 tot 7 fte. De griffier in de 'eindsituatie' wordt ingeschaald op schaal 14 en heeft bij aantreden een werkweek van 30 tot 36 uur. De griffie dient te bestaan uit commissiegriffiers (4 tot 5 fte) die gezamenlijk het secretariaat zullen bemannen. Daarnaast wordt de griffie ingevuld met een communicatie-adviseur (1fte) en daar waar gewenst een beleids en/of economisch onderzoeker (1 fte). De griffier speelt samen met de secretaris en de voorzitter van de raad een cruciale rol bij het slagen van het dualisme en bij de werving wordt dit vooropgesteld. Hierbij speelt het competentieprofiel een doorslaggevende rol. Bij de selectie van de griffier zal dan ook een assessmentcenter worden ingeschakeld. De griffier dient universitair denk- en werkniveau te hebben en tevens goede communicatieve vaardigheden, coachingscapaciteiten en een breed inzicht in politieke-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. Daarnaast behoort de griffier uitstraling en overtuigingskracht te hebben.

De griffier ondersteunt de raad, de raadsleden afzonderlijk, de voorzitter van de raad en de ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken. De griffier onderhoudt contacten met de raad, de raadsleden, de burgemeester, de wethouders en belangrijke ambtelijke medewerkers evenals andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven en belangenorganisaties. De taken van de griffier zijn onderverdeeld in vier onderdelen, te weten logistieke taken, procesondersteuning, raadsadvisering en leiding en coaching.

De gemeente Hoogeveen
De gemeente Hoogeveen gaat uit van een formatieplaats van 1 fte voor de griffier, waarbij de griffier in staat moet zijn op gelijkwaardig niveau met zijn gesprekspartners om te gaan. De raadsgriffier wordt in de praktijk aangestuurd door een seniorenconvent bestaande uit de raadsvoorzitter en fractievoorzitters van zowel collegepartijen als oppositiepartijen om de belangen van de raad in zijn geheel te dienen.

In de gemeente staat de cultuursomslag hoog in het vaandel en de griffier dient daarbij een belangrijke rol te spelen. "De griffier moet bijdragen aan een cultuur die past in een meer dualistische verhouding tussen college en raad en aan een cultuur die de politiek weer spannend maakt." De griffier woont de raadsvergaderingen bij, zit naast de voorzitter, medeondertekent de stukken van de raad en is secretaris van het seniorenconvent. Daarnaast is de griffier de formele schakel tussen de raad en de secretaris en overlegt hij regelmatig met het presidium, de voorzitter, de secretaris, de griffiemedewerkers en ambtenaren in de reguliere ambtelijke organisatie. Tevens is het belangrijk dat de griffier contacten onderhoudt met de fracties over zaken die de raad gezamenlijk betreffen. De raadsleden kunnen op basis van een Verordening op de ambtelijke bijstand voor eenvoudige vragen van feitelijke aard direct contact legen met ambtenaren uit de reguliere ambtelijke organisatie. Raadsleden die technische of specifieke bijstand verlangen, vragen dit aan via de griffier die contact opneemt met de secretaris en een specialist op een vakafdeling. Als de raad ontevreden blijkt met de ondersteuning vanuit de reguliere ambtelijke organisatie dan overweegt men de griffie uit te breiden.

De griffie bestaat onder meer uit secretarissen van de raadscommissies. De secretarissen wonen de commissievergaderingen bij en staat de commissievoorzitter bij in agendering en planning. Daarnaast organiseren de secretarissen werkbezoeken, hoorzittingen en onderzoeken. In de praktijk zullen de commissiegriffiers een spilfunctie hebben tussen de commissie en de reguliere ambtelijke organisatie. Desgewenst wordt de griffie uitgebreid met 1 fte voor communicatie en in bepaalde situaties wordt extra budget in gehuurd om deskundigheid te huren.

De facilitaire ondersteuning zal vooral in de reguliere ambtelijke organisatie worden opgevangen. De griffier en de griffie dienen dicht bij elkaar gehuisvest worden, op een centrale plaats en dicht bij de secretaris en de burgmeester. De griffie zal zichtbaar los van de reguliere ambtelijke organisatie worden gefaciliteerd.

De gemeente 's-Hertogenbosch
In de gemeente 's-Hertogenbosch is een raadswerkgroep ingesteld om te onderzoeken op welke wijze de griffier en griffie het best kunnen worden vormgegeven in deze gemeente. In een notitie doet de raadswerkgroep voorstellen die vervolgens in de commissie Bestuurszaken worden besproken. De raadswerkgroep komt tot de conclusie dat een zelfstandige giffier benoemd dient te worden om de helderheid van posities te waarborgen en te komen tot een zuivere invulling van de rollen van de raad en het college. Men gaat uit van een fulltime functie voor de griffier in schaal 14 of 15. De griffier is eerste adviseur van de raad, hoofd van de griffie en secretaris van het presidium.

De raadswerkgroep vindt het raadzaam eveneens een griffie in te stellen. Men oordeelt dat de griffie van belang is, daar dit de griffier in staat stelt zelf sturend op te treden in de omvang en kwaliteit van de ondersteuning van de raad. Bovendien heeft de griffier (en dus de raad) meer mogelijkheden invloed uit te oefenen op de profilering van de raad in het duale bestel. In de griffie zijn twee secretarissen werkzaam die de commissies zullen ondersteunen met de agenda, de verslaglegging, de logistieke en inhoudelijke ondersteuning. De functiewaardering van de secretarissen betreft schaal 11. De griffie wordt eveneens bemand door een secretaresse op schaal 6.

De griffie dient zowel logistieke als inhoudelijke ondersteuning te bieden. Coördinatie van inhoudelijke ondersteuning verloopt via de griffier. Op deze wijze heeft de griffier (over)zicht op de behoefte van ondersteuning van de raad. Dit betekent echter niet dat direct contact tussen raadsleden en ambtelijke medewerkers wordt uitgesloten. Raadsleden kunnen bijvoorbeeld met name voor technische vragen bij de functioneel betrokken ambtenaar terecht. Vervolgens wordt de aangesproken ambtenaar wel geacht contact hierover te leggen met de griffier (en de secretaris of sectordirecteur).