Bijlage I: Tips op een rij
- Verstrek aan de raad een korte oplegnotitie bij elk document dat aan de raad wordt gezonden
- Maak gebruik van het raadsinformatiesysteem, indien aanwezig, of de leeskamer of leeskast voor het verstrekken van achterliggende informatie. Digitalisering van de informatie is belangrijk
- Informeer de raad gedurende het gehele beleidsproces.
Dit kan door middel van de eerder genoemde oplegnotitie, een samenvatting bij grotere stukken (bijvoorbeeld van meer dan 5 pagina's) of een voortgangsrapportage bij grotere projecten - Informeer met name wanneer het om een politiek gevoelige kwestie gaat, de raad in een zo vroeg mogelijk stadium
- Stel samen met de raad criteria vast op basis waarvan wordt besloten waarover de raad in ieder geval wordt geïnformeerd
- Maak de criteria objectiveerbaar; dit hoeft in het begin niet tot een volledig uitgewerkt plan te leiden, maar kan later altijd in onderling overleg worden bijgesteld
- Informeer de raad op overige onderwerpen via de besluitenlijsten van de vergadering van het college
- Zorg dat de besluitenlijsten van de vergadering van het college begrijpelijk en volledig zijn
- Om de raad niet te overspoelen met informatie kan aan de hand van de volgende criteria worden gekeken of de raad geïnformeerd moet worden over een onderwerp. Dit is het geval als het onderwerp:
- Omvangrijk is
- Financiëel boven een bepaald bedrag komt
- Complex is, zoals
- wijziging van beleid tot gevolg
- groot aantal betrokken actoren
- veel belanghebbenden
- groot aantal raakvlakken met andere beleidsvelden
- Consequenties heeft, wat betreft
- Maatschappelijke aandacht
- Media aandacht (publiciteitsgevoelig)
- Voor de gemeente relevante veranderingen tot gevolg heeft
- Bestuurlijk
- Financiëel
- Juridisch
- Risico's heeft, doordat
- Het politiek gevoelig is
- Het mogelijk de integriteit van het bestuur kan aantasten
- Omvangrijk is
- Stel samen met de raad een handvest actieve informatieplicht op
- Gebruik een open formulering in het handvest
- Kijk behalve naar de procedure van de actieve informatieplicht ook naar de vormgeving van de actieve informatieplicht. De stukken kunnen bijvoorbeeld veranderen van opbouw en schrijfstijl en van een samenvatting worden voorzien
- Verstrek informatie over een belangrijk onderwerp tijdig mondeling of schriftelijk. De informatie wordt gericht verstrekt aan de raad
- Maak gebruik van intranet voor vergroting van de openbaarheid en toegankelijkheid van stukken en vermindering van de hoeveelheid papier
- Informeer de raad in beginsel alleen op hoofdlijnen
- Informeer de raad over details wanneer deze politiek gevoelig zijn
- Laat raadsleden actief om gedetailleerde informatie vragen
- Geef de raad strategische informatie
- Verstrek algemene informatie via intranet
- Wijs raadsleden op de actieve rol die zij zelf ook dienen te vervullen
- Maak alles openbaar met uitzondering van de informatie die in strijd is met het openbaar belang
- Beslis niet te snel tot het niet informeren van de raad. Door het anonimiseren van persoonlijke gegevens kan informatie vaak toch openbaar worden gemaakt
- Informeer oppositie- en coalitiepartijen in dezelfde mate
- Nodig raadsleden uit om een keer mee te lopen met een wethouder
- Stem de vormgeving van informatie met de ambtelijke organisatie af op basis van de wensen van de raad.
U bent hier
NIEUWS
AGENDA
Bekijk ook
Het Actieprogramma Lokaal Bestuur is een project van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)