Bijlage IV: Handvest

Voorbeeld handvest

De burgemeester, het college en de raad van de gemeente...;

Gelet op artikel 169, tweede en derde lid, en artikel 180, tweede en derde lid, Gemeentewet;

Hebben de volgende uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester vastgesteld:

Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.
Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van de informatie
Het college verstrekt de raad de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college maximaal een week na de vergadering
Een voorstel voor een raadsagendapunt wordt minimaal 2x24 uur voor de raadsvergadering aan de raad gemeld door het college
Het college informeert de raad volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie
Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen
De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd
De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:
1. over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e,f,g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;
2. daarnaast wordt de raad geïnformeerd wanneer een van de genoemde punten van toepassing is op een onderwerp:
  - Omvangrijk
  - Complex
  - Consequenties
    - Maatschappelijke aandacht
    - Media aandacht (publiciteitsgevoelig)
  - Voor de gemeente relevante veranderingen
    - Bestuurlijk
    - Financiëel
    - Juridisch
  - Risico's
    - Politiek gevoelig
    - Integriteit
3. daarnaast wordt de raad in ieder geval geïnformeerd over de volgende onderwerpen:
  - nader te bepalen door de raad
  - bijvoorbeeld aan de hand van het raadsprogramma indien aanwezig
Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang, zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.
Bij schriftelijk verstrekte inlichtingen van enige omvang wordt een oplegnotitie gevoegd met daarin:
- de vermelding of de informatie openbaar is of niet
- reden van verzending
- samenvatting

Toelichting op het handvest:

Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

Het college heeft deze verplichting op grond van artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet en de burgemeester op grond van artikel 180, tweede lid, van de Gemeentewet. Beide organen hebben de verplichting de raad actief te informeren.
Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van de informatie.

Voor deze bepaling is het nodig als raad en college samen te definiëren wat onder tijdig wordt verstaan. Het college kan de raad informeren zodra een verkoop, incident, voorval of uitkomst uit onderzoek bekend is.
Het college verstrekt de raad de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college maximaal een week na de vergadering.

Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken op grond van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet. De termijn van verzending van een afschrift van maximaal een week na de collegevergadering zorgt er voor dat de raad tijdig op de hoogte is. Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken door publicatie aan alle inwoners van de gemeente. Deze bepaling regelt dat aan de raad een afschrift wordt verstuurd. Zie ook paragraaf 1.2 van deze handreiking. Alleen een besluitenlijst toesturen aan de raad is niet voldoende voor het actief informeren van de raad. Belangrijke zaken dient het college ook uit zichzelf en apart direct aan de raad te vermelden.
Een voorstel voor een raadsagendapunt wordt minimaal 2x 24 uur voor de raadsvergadering aan de raad gemeld door het college

De raad stelt zelf zijn agenda vast, maar het college kan wel aan de commissie die de agenda voorbereidt, aangeven dat zij adviseren een punt op de agenda te zetten. Indien dit 2x 24 uur van tevoren gebeurt kunnen raadsleden zich nog op dit punt voorbereiden.
Het college informeert de raad volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie

Het college moet er zorg voor dragen dat de raad niet overspoeld wordt met informatie.
Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen

De uitgangspunten bij het informeren van de raad op grond van de actieve informatieplicht zijn dat de raad:
- op hoofdlijnen wordt geïnformeerd
- op korte bondige wijze informatie wordt verstrekt
- ter inzage legging wordt geregeld voor achterliggende informatie
- algemene informatie via intranet krijgt
- actief om gedetailleerde informatie vraagt
Deze uitgangspunten zijn om verschillende redenen genoemd. Het op hoofdlijnen informeren voorkomt, dat de raad wordt overspoeld met informatie en gaat meebesturen. Wanneer informatie echter politiek relevant is, zullen details eventueel ook moeten worden verstrekt.

De ter inzage legging zal vaak via de leeszaal worden geregeld, maar kan ook zo ingevuld worden dat de informatie bij een ambtenaar is te verkrijgen.

Het verstrekken van algemene informatie via intranet zorgt voor vermindering van de hoeveelheid informatie. Een raadslid moet zelf de selectie maken wat hij naast de gegeven informatie nog nodig heeft.

Het actief om gedetailleerde informatie vragen door raadsleden geeft aan dat het juist, volledig en tijdig informeren een verantwoordelijkheid is van het college. De raad heeft echter zelf ook een rol in het goed uitvoeren van zijn taken.
De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd

Het gehele beleidsproces bestaat uit de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie. Dit zorgt er voor dat de raad in staat wordt gesteld zijn controlerende en kaderstellende rol uit te voeren.
De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:
1. over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e,f,g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;
2. wanneer een van de genoemde punten van toepassing is op een onderwerp:
  - Omvangrijk
  - Complex
  - Consequenties
    - Maatschappelijke aandacht
    - Media aandacht (publiciteitsgevoelig)
  - Voor de gemeente relevante veranderingen
    - Bestuurlijk
    - Financiëel
    - Juridisch
  - Risico's
    - Politiek gevoelig
    - Integriteit
3. over de volgende onderwerpen:
  - nader te bepalen door de raad
  - bijvoorbeeld aan de hand van het raadsprogramma indien aanwezig

De punten onder 8b en 8c kunnen het beste in onderling overleg tussen raad en college worden afgesproken.

De voorwaarde van informeren bij ingrijpende gevolgen voor de gemeente (169, vierde lid Gemeentewet) is gesteld, zodat bijvoorbeeld niet elk contract aan de raad gemeld hoeft te worden. Dit zou er toe bijdragen dat de raad wordt overspoeld met informatie.

Voor een uitwerking van deze punten zie ook paragraaf 3.2 onder punt 3.

9 Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang, zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.

Artikel 169, derde lid, Gemeentewet regelt dat het college informatie op grond van strijd met het openbaar belang kan achterhouden. Voor een uitwerking zie paragraaf 3.2 punt 8.

10 Bij schriftelijk verstrekte inlichtingen van enige omvang wordt een oplegnotitie gevoegd met daarin:

de vermelding of de informatie openbaar is of niet
reden van verzending
samenvatting

Het gebruik van een oplegnotitie kan de informatievoorziening van college aan raad verbeteren. Door de gegevens, die in dit artikel zijn genoemd, in ieder geval te vermelden weet de raad snel waar het onderliggende document over gaat en wat hij er mee dient te doen.