Hoe kan de rolverdeling voor ambtelijke ondersteuning vormgegeven worden? Deze handreiking gaat in op het drieluik van ondersteuning voor raad, raadsleden en fracties:
Het is belangrijk om een goede taakverdeling te maken tussen de drie delen. De verordening op de ambtelijke bijstand kan hierbij een belangrijke rol spelen. In de bijlagen vindt u een modelverordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en een modelinstructie voor de raadsgriffier, alsmede een aantal praktijkvoorbeelden.
Vernieuwingsimpuls dualisme en lokale democratie, 2002
Online
Wilt u de handreiking online bekijken, klik dan op één van de hoofdstuktitels (blauwe middenbalk).
Download
Via onderstaande link kunt u de handreiking ook downloaden en desgewenst printen. In de pdf is een aparte inhoudsopgave opgenomen, waarmee u gemakkelijk door het document kunt navigeren.
Woord vooraf
In de Wet dualisering gemeentebestuur is bepaald dat de gemeenteraad, en ieder raadslid afzonderlijk, recht op ambtelijke bijstand hebben. Daarnaast is tijdens de behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede Kamer een amendement aanvaard dat fracties eveneens recht op fractieondersteuning geeft. Tenslotte is in de wet opgenomen dat iedere gemeenteraad een eigen raadsgriffier moet hebben. Het wetsvoorstel liet aanvankelijk gemeenten de keuzemogelijkheid om een raadsgriffier aan te stellen. Reden voor de late verschijning van deze handreiking is dan ook gelegen in het feit dat pas in een laat stadium van het wetgevingsproces duidelijkheid is ontstaan over alle onderdelen van de ambtelijke ondersteuning.
Deze handreiking is primair geschreven voor raadsleden en gaat in op de achtergronden, vormgeving en inhoud van de verplichte raadsgriffiersfunctie, het recht op ambtelijke bijstand van de raad en ieder raadslid afzonderlijk en het recht op fractieondersteuning van de fractie. Uiteraard is deze publicatie ook voor andere doelgroepen interessant, maar met deze handreiking wil de Vernieuwingsimpuls vooral raadsleden behulpzaam zijn bij het maken van hun keuzes voor de ambtelijke ondersteuning. In de handreiking wordt nog geen aandacht besteed aan meer organisatiekundige vraagstukken en de praktische verhoudingen tussen de griffie en de ambtelijke organisatie. De Vernieuwingsimpuls zal in een later stadium in samenwerking met onder andere de VGS (Vereniging van gemeentesecretarissen) een meer diepgaande handreiking publiceren. Die handreiking is bedoeld voor de ambtelijke organisatie en zal zich met name toespitsen op de organisatorische en personele aspecten van de ambtelijke ondersteuning. Tevens zal het College van Arbeidszaken in een ledenbrief ingaan op de rechtspositionele aspecten van de wet.
Stelselmatig wordt in deze handreiking gesproken over 'de raad'. Dit is de juridische benaming. De term omvat in de praktijk echter meer dan alleen de raad in letterlijke zin, namelijk ook fracties, coalitiepartijen en oppositiepartijen. De tekst dient dan ook in dit licht gelezen te worden.
In de bijlagen bij deze handreiking zijn een modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en een instructie voor de raadsgriffier opgenomen.
De raad regelde voorheen zelf op welke wijze ambtelijke ondersteuning van de raad gestalte kreeg. Dit betekende dat ambtelijke ondersteuning van de raad niet per definitie in iedere gemeente adequaat was geregeld. De Tweede Kamer is van mening dat in het dualistisch bestel niet alleen het wettelijk recht op ambtelijke bijstand vanuit de ambtelijke organisatie van groot belang is, maar tevens een wettelijk recht op fractieondersteuning en een verplichte raadsgriffier. De wijze waarop de raad aan dit drieluik van ondersteuning inhoud wil geven is in de wet niet nader bepaald. De gemeenteraad heeft dus veel ruimte voor een eigen invulling. Dit betekent dat de raad zelf keuzes moet maken. Deze handreiking is bedoeld om de raad hiervoor handvatten te bieden.
Leeswijzer
Ambtelijke ondersteuning behelst drie vormen, te weten de raadsgriffier en de eventuele griffie, ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Deze handreiking geeft in drie afzonderlijke hoofdstukken een toelichting op de drie vormen. In deze hoofdstukken wordt informatie gegeven over de nadere inhoud van de functie van de raadsgriffier, ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Aansluitend wordt in een samenvattend hoofdstuk ingegaan op de wijze waarop de vormen zich ten opzichte van elkaar verhouden. Getracht wordt om een zo volledig mogelijk beeld te schetsen met behulp van verschillende modellen voor de rolverdeling. In Bijlage 1 en 2 zijn de modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en een instructie voor de raadsgriffier opgenomen. Tot slot bevat Bijlage 3 praktijkvoorbeelden van een aantal gemeenten.
Inwerkingtreding
Een belangrijk gegeven is dat het recht op ambtelijke bijstand van de raad en het recht op fractieondersteuning al per 7 maart 2002 in werking treden, terwijl de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning pas uiterlijk per 7 maart 2003 in werking hoeft te treden. In de tussenliggende periode kan de raad de bestaande verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning handhaven.
Gemeenteraden moeten uiterlijk 7 maart 2003 een griffier te benoemen. Dit betekent dat de nodige urgentie is geboden om de raadsgriffie in iedere gemeente gestalte te geven. Eerste stap daarbij is zicht te krijgen op de behoeften en wensen van de gemeenteraad betreffende ambtelijke ondersteuning en de wijze waarop de raad deze wenst te verwoorden in de instructie voor de raadsgriffier en de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
...
In iedere gemeente is een secretaris en een griffier. In artikel 100 van de nieuwe Gemeentewet is de raadsgriffier voor elke gemeente verplicht gesteld. Het wetsvoorstel liet aanvankelijk de keuze aan gemeenteraden om al dan niet een raadsgriffier aan te stellen. Tijdens de behandeling in de Tweede Kamer is echter een amendement aanvaard, waardoor iedere gemeente verplicht is een raadsgriffier aan te stellen. De Tweede Kamer is van mening dat de raad over een eigen raadsgriffier moet beschikken om de positie van de raad te versterken. Ook zal volgens de Kamer de beoogde cultuuromslag meer tot zijn recht komen als raadsleden in hun positie worden versterkt door een eigen raadsgriffie. Volgens de Tweede Kamer dient de raad verzekerd te zijn van een eigen en professionele ondersteuning om de nieuwe kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken goed te kunnen uitvoeren. De achterliggende gedachte is dat de dualisering gevolgen met zich meebrengt voor de rol van de secretaris. De secretaris zal zich meer op het college richten, omdat de bestuurstaken in een dualistisch stelsel bij het college liggen. Kennis en informatie van het bestuur van de gemeente zullen zich daardoor nog sterker bij het college concentreren. Wanneer de secretaris zich daarnaast op de raad zou moeten richten, dan zou de secretaris (nog meer dan nu het geval is) in een spagaatfunctie terecht kunnen komen. Het is lastig om twee kapiteins, namelijk het college en de raad, met soms tegengestelde belangen tegelijkertijd te bedienen, aldus de Tweede Kamer.
Reacties van colleges, gemeentesecretarissen en griffiers van de provincies in het land speelden mee in de overweging van de Tweede Kamer de griffier verplicht te stellen. In vakbladen en kranten werd nogal eens geschreven dat de raadsgriffier niet noodzakelijk was en er werd aangegeven dat men niet wist wat men met de raadsgriffier aan zou moeten. Het aanstellen van een griffier dient volgens de Tweede Kamer niet een punt van onderhandeling te worden tussen het college en de raad, maar moet een wettelijke plicht zijn. Over het recht van de raad op een griffie kan daardoor geen discussie meer ontstaan.
Wanneer?
Elke gemeente zal op basis van de Wet dualisering gemeentebestuur dus een secretaris en een raadsgriffier in dienst hebben. Wanneer moeten gemeenten deze verandering doorvoeren? Het creëren van een dergelijke nieuwe functie vergt de nodige voorbereiding. Daarom is bepaald dat gemeenten hiervoor een jaar de tijd krijgen. De raadsgriffier dient daarom uiterlijk op 7 maart 2003, dus precies een jaar na de inwerkingtreding van de wet, aangesteld te zijn.
In het Wet dualisering gemeentebestuur is geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat ook voor 7 maart 2003 gemeenten een griffier zouden willen belasten met zijn wettelijke taken. Om dit te verhelpen is op 15 februari 2002 een Aanpassingswet ingediend, die beoogt het voor gemeenten mogelijk te maken al vóór 7 maart 2003 een griffier te benoemen. De Aanpassingswet treedt echter pas na 7 maart 2002 in werking. Deze situatie heeft de volgende praktische gevolgen:
Voor inwerkingtreding Aanpassingswet:
Deze beide punten zijn een gevolg van het feit dat de nieuwe regeling ten aanzien van de secretaris en de griffier pas gelijktijdig met de Aanpassingswet in werking treedt. Indien gemeenten er voor kiezen om tussen 7 maart 2002 en de inwerkingtreding van de Aanpassingswet een griffier te benoemen, gaat het formeel om een medewerker van de reguliere ambtelijke organisatie, die specifiek belast wordt met de ondersteuning van de raad. Om deze reden moet het college deze persoon benoemen. Er kan namelijk wettelijk nog geen sprake zijn van een griffier totdat de Aanpassingswet in werking treedt. Het is natuurlijk wel logisch dat de raad betrokken wordt bij de aanstelling van de griffier. Verder moet, nadat de Aanpassingswet in werking is getreden, de raad de eventuele aanstelling van een griffier bekrachtigen.
Na inwerkingtreding Aanpassingswet:
Welke werkzaamheden en taakomschrijvingen kunnen aan de raadsgriffier en de eventuele griffie worden toebedeeld? De Gemeentewet omschrijft slechts in algemene zin over welke bevoegdheden de griffier en de eventuele griffie beschikken. Het is daarom aan de raad zelf om de taken en werkzaamheden van de griffier en de griffie nader te bepalen.
| Artikel 107a |
|
| Artikel 107b |
| De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig. |
| Artikel 107c |
| De stukken die van de raad uitgaan, worden door de griffier medeondertekend. |
De wettelijk vastgelegde taak van de griffier bestaat uit het terzijde staan van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak, de aanwezigheid in de vergadering van de raad en het medeondertekenen van stukken die uitgaan van de raad. De griffier vervult dus de functie van secretaris tijdens de raadvergaderingen. Bij de uitvoering van deze taken kan de raad om ondersteuning vragen. De griffie zal met name belast zijn met de meer generalistische ondersteuning van de raad en de raadsleden. Voorheen leverde de 'gewone' ambtelijke organisatie deze meer generalistische ondersteuning. Het betreft zowel bijstand van als informatievoorziening aan de raad.
Het is belangrijk dat de verhoudingen helder zijn en daartoe moet de raad in een instructie nadere regels vaststellen over de taken van de griffier (artikel 107a, tweede ). Het ligt voor de hand de desbetreffende regels uit de huidige instructie voor de secretaris als uitgangspunt te hanteren voor de instructie van de griffier. Ook de relatie tussen fractieondersteuning, griffier, griffie en ambtelijke organisatie moet helder zijn. De raad kan in de verordening inzake de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning hierover het nodige regelen. Bijlagen 1 en 2 bevatten een modelverordening voor de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en een modelinstructie voor de raadsgriffier.
De aard van de taken van de griffier kan per gemeente variëren. De griffierstaken zijn voor een groot deel afhankelijk van de prioriteiten die de raad zelf stelt ten aanzien van de werkzaamheden. De werkzaamheden zijn globaal onder te brengen in een drietal onderdelen, te weten:
Afhankelijk van de wensen en behoeften van de raad kan de griffiersfunctie uiteenlopen van een puur secretariële functie (te vergelijken met een postbode die de administratie verzorgt) tot een zeer inhoudelijke functie (vergelijkbaar met een advocaat die als het ware de belangen van de raad behartigt). Men zou de inhoudelijke functie met een 'veelzijdige krachtpatser' kunnen vergelijken. Dit wil zeggen dat de griffier de eerste ondersteuner is van een krachtige raad. In de duale verhoudingen tussen raad en college, is de griffier de vooruitgeschoven ambtelijke post, terwijl voor het college de secretaris deze rol vervult. Daarnaast toont de krachtpatser veel gevoel voor de bijzondere verhoudingen die per definitie binnen een raad bestaan en ook de verhouding tussen raad en college bepalen.
|
Amsterdam en 's-Hertogenbosch hanteren de volgende uitgangspunten bij het in kaart brengen van de optimale mix tussen logistieke en inhoudelijke taken van de griffie(r): |
|
Secretariële ondersteuning
De griffier fungeert als secretaris van de raad als geheel en woont de raadsvergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Daarnaast kan de secretariële ondersteuning bestaan uit archiveren en het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie. De griffier is verantwoordelijk voor de raadsverslagen, dus ook de verslagen van de commissievergaderingen. De commissievergaderingen zullen doorgaans door de commissiegriffiers worden genotuleerd, die onder de verantwoordelijkheid van de griffier staan. Verder is het de taak van de griffier de raadsagenda, een eventuele jaaragenda en raadsprogramma van de raad ambtelijk voor te bereiden. In de praktijk zal een agendacommissie, presidium of seniorenconvent de voorbereiding van de jaar- en raadsagenda's ter hand nemen.
Tijdens de raadsvergaderingen zit de griffier naast de burgemeester en staat hij hem bij in zijn functie als voorzitter van de raad. Over het geheel genomen is de griffier verantwoordelijk voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de raad. Dit betekent dat bijvoorbeeld ook het bodepersoneel zich tijdens de raads- en commissievergaderingen gedraagt naar de aanwijzingen van de griffier.
|
Lisse stelt dat de griffie niet moet 'verworden' tot een soort van secretarieafdeling. Het ambtelijk apparaat wordt dan nodeloos uitgebreid en bovendien ontstaat zo een stroom van adviezen die niet efficiënt is. De raad van Lisse moet een beroep kunnen blijven doen op de reguliere ambtelijke organisatie. Veelal zal er dus gewerkt worden met bestuursopdrachten aan de ambtelijke organisatie. |
Procesmatige ondersteuning
De griffier vervult in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld een spilfunctie. De griffier is in deze functie vergelijkbaar met een makelaar, een tussenpersoon tussen de raad en het college, de secretaris, griffie, de reguliere ambtelijke organisatie en desgewenst de media, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en burgers. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig (wanneer hij geen adequaat antwoord kan geven) voorleggen aan de secretaris. Deze beoordeelt of en hoe de reguliere ambtelijke organisatie ingeschakeld wordt. Een zelfde route geldt voor verzoeken om technische bijstand, bijvoorbeeld ten behoeve van initiatiefvoorstellen. Als de raad externe adviesbureaus wil inschakelen wordt dit door de griffier geregeld. In algemene zin is de griffier verantwoordelijk voor het bewaken van afspraken en procedures. De griffier kan de raad bijstaan in zijn volksvertegenwoordigende functie bijvoorbeeld bij het organiseren van hoorzittingen. Verder kan de raad representatieve zaken, zoals bijvoorbeeld het leggen en onderhouden van contacten met de media, via de griffier laten lopen. Er is mogelijk ook een taak weggelegd voor de griffier bij de training en begeleiding van raadsleden bijvoorbeeld door middel van coaching, het verzorgen van opleidingsfaciliteiten en het ondersteunen bij onderzoek door de raad. Daarnaast zal de griffier verantwoordelijk zijn voor de aansturing van eventuele commissiegriffiers, die de administratieve en ambtelijke ondersteuning van de raadscommissies verzorgen. In kleinere gemeenten kan de griffier de ondersteuning van de raadscommissies mogelijk zelf verzorgen.
Inhoudelijke ondersteuning
Naast de dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de raad kan de griffie(r) een belangrijke taak vervullen bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Ondersteuning gaat vaak verder dan alleen het verstrekken van feitelijke informatie en omvat bijvoorbeeld ook technische bijstand in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Verzoeken voor dergelijke ambtelijke ondersteuning richt de raad in eerste instantie aan de griffier . Indien de griffier en zijn eventuele medewerkers niet of onvoldoende in staat zijn de gevraagde ondersteuning te verlenen, kan de griffier de hulp van de secretaris (en via hem de 'gewone' ambtelijke organisatie) inroepen. Op deze wijze kan de raad zich optimaal laten ondersteunen bij de uitvoering van zijn taken.
De griffier of medewerkers van de griffie kunnen de raad bijvoorbeeld bijstaan bij het opstellen van een korte kaderstellende nota. In een dergelijke nota kan de raad in hoofdlijnen zijn doelstellingen voor het te voeren beleid verwoorden, en aangeven welke middelen hij wil besteden. Vervolgens verzoekt de raad aan het college om op basis van deze hoofdlijnen met een nader uitgewerkte nota te komen. Deze ondersteuning van de raad is bij uitstek een taak om door de griffie zelf te laten verzorgen of aan externen uit te besteden. Een beroep op de secretaris zou deze en zijn ambtenaren in een moeilijke situatie kunnen brengen, zeker waar het college hen inschakelt voor de uitwerking van de nota door het college.
Als de raad een onderzoekscommissie instelt, verzorgt de griffier de ambtelijke ondersteuning. De griffier en zijn medewerkers kunnen als een 'bestuursdienst' fungeren voor de raad door het opstellen van geannoteerde agenda's, oplegnotities en het schrijven van samenvattingen van stukken. Tevens kan de griffier een rol spelen bij het opzetten en uitvoeren van interactieve processen, waarbij de raad burgers wil laten participeren bij of in de aanloop naar zijn keuzes.
|
Taken die bijvoorbeeld in de gemeente 's-Hertogenbosch aan de griffie worden toegeschreven: |
|
|
Met name bij het verzamelen en verwerken van informatie vervult de griffie een coördinerende rol. |
Mogelijke taken en werkzaamheden van de raadsgriffier en de griffie:
Amsterdam heeft de voor- en nadelen uitgewerkt van de volgende vier modellen voor de raadsgriffie:
|
Raadsgriffier zonder eigen griffie |
|
De griffier is onafhankelijk van de gemeentesecretaris, maar de organisatieonderdelen die het uitvoerende logistieke en inhoudelijke raadsondersteunende werk doen, blijven onder de gemeentesecretaris vallen. De griffier stimuleert de samenwerking tussen de raad en de ambtelijke ondersteuning en behartigt daarin de wensen en belangen van de raad. De komst van de griffier betekent hier geen significante verandering van de ambtelijke organisatie. |
|
Raadsgriffier met logistieke raadsondersteunende taken |
|
De griffier is verantwoordelijk voor de uitvoering van de logistieke ondersteuning. Daartoe wordt een griffie opgezet. De inhoudelijke ondersteuning blijft de verantwoordelijkheid van het college en de gemeentesecretaris. Bij invoering van dit model blijft de organisatorische verandering beperkt tot een verandering van werkprocessen. |
|
Raadsgriffier met inhoudelijke raadsondersteunende taken |
|
In dit model komt het recht op inhoudelijke bijstand tot uitdrukking: raadsleden dienen zich bij vragen en verzoeken te richten tot de griffiemedewerkers, die vervolgens te rade gaan bij de ambtelijke organisatie. De griffier organiseert de samenwerking met het ambtelijk apparaat. In de ambtelijke organisatie zelf verandert er weinig, omdat zij de logistieke ondersteuning van de raad blijft verzorgen. |
|
Raadsgriffier met logistieke en inhoudelijke raadsondersteunende taken |
|
Logistieke en inhoudelijke ondersteuners worden samengebracht in de raadsgriffie. Dit betekent dat functies in de verschillende sectoren die eerst onder de gemeentesecretaris vielen, moeten worden gesplitst. In het geval dat functies niet kunnen worden gesplitst, moeten de formatieplaatsen die vrijvallen door het overgaan van medewerkers van de ambtelijke organisatie naar de griffie worden opgevuld. Dit model voorziet dus in de oprichting van een eigenstandige griffie, waarbij de verantwoordelijkheid van het college en de gemeentesecretaris zich beperkt tot het mogelijk maken van de ondersteuning, voorzover samenwerking met en ondersteuning van de ambtelijke organisatie nodig is. |
|
Gemeente zoekt raadsgriffier (m/v) De gemeenteraad is op zoek naar een griffier ter ondersteuning van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functie. De griffier assisteert de raad en raadscommissies in de uitoefening van taken. De raadsgriffier is de rots in de branding en staat de raad terzijde in zijn onafhankelijke opstelling ten opzichte van het college. Ook draagt de griffier bij aan de gewenste cultuuromslag binnen de (dualistische) gemeente. De functie:
Uw profiel:
U dient bereid te zijn mede in de avonduren te werken. De aanstelling:
|
|
Artikel 100 |
|
In iedere gemeente is een secretaris en een griffier. |
De Gemeentewet voorziet niet in een onverenigbaarheid tussen de functies van griffier en secretaris. De letter van de wet sluit deze combinatie van functies in één persoon dus niet uit. De bedoelde combinatie is echter wel in strijd met de geest van de wet. Het gaat immers om een eigen ambtelijke ondersteuning voor de raad. Dit betekent dat het niet wenselijk wordt geacht deze functie te combineren met het ambt van gemeentesecretaris. Ook de VGS staat een strikte scheiding tussen de functie van griffier en secretaris voor. In een notitie getiteld 'De secretaris gedualiseerd' stelt de VGS dat de secretaris straks zijn taken als secretaris van de gemeenteraad zal neerleggen, nu de wetgever uitdrukkelijk heeft gekozen voor een eigen griffier ter ondersteuning van de raad.
In het kader van de evaluatie van de wet, die voor 1 januari 2005 moet plaatsvinden, zal nader onderzocht worden hoeveel gemeenten toch voor de vereniging van de functies van secretaris en griffier in één persoon hebben gekozen. Mocht blijken dat veel gemeenten voor deze optie hebben gekozen, dan bestaat de mogelijkheid dat hierover alsnog nadere regels zullen worden gesteld.
Het is denkbaar in kleinere gemeenten de griffiersfunctie in deeltijd te laten vervullen door een ambtenaar, zoals bijvoorbeeld een afdelingshoofd, binnen de gemeente. Nadeel is echter dat deze persoon gedeeltelijk voor het college en onder de secretaris zal werken en gedeeltelijk als raadsgriffier onder het bevoegd gezag van de raad staat. Er zou dan sprake zijn van twee aanstellingen en twee gezagsverhoudingen: de raad is bevoegd gezag voor zover griffierstaken worden vervuld, terwijl voor zover 'gewoon' ambtelijk werk wordt verricht het college bevoegd gezag is. In gedualiseerde verhoudingen kan dit leiden tot spanningen als gevolg van conflicterende belangen.
De aanstelling van de raadsgriffier leidt tot een verandering in de positie van de gemeentesecretaris. De secretaris kan zich geheel toeleggen op de ondersteuning van het college en de leiding van de ambtelijke organisatie. In dit licht is het vanzelfsprekend dat de aanstelling, schorsing en ontslag van de secretaris een exclusieve bevoegdheid van het college is. Daar waar in het kader van de verlening van ambtelijke bijstand aan de raad of een raadslid de medewerking van de 'reguliere' ambtelijke organisatie nodig is en een daartoe strekkend verzoek via de raadsgriffie is binnengekomen, zijn echter heldere procedures nodig. De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is de geëigende plek om hierover regels vast te stellen. Uitgangspunt is dat er binnen de gemeente voldoende professionaliteit zal bestaan om tot effectieve samenwerking tussen secretaris en de griffier te komen. Zonodig kan de burgemeester als meer onafhankelijke partij een rol spelen bij eventuele bemiddeling tussen griffier en secretaris.
| Artikel 107 |
|
De raad benoemt de griffier. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan. |
| Artikel 107d |
| Artikel 107e |
|
De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie.
|
De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers. De raad benoemt, schorst en ontslaat de raad de griffier en de medewerkers van de griffie. Tevens regelt de raad de vervanging van de griffier. De taken van de griffier en de griffie worden door de raad vastgelegd in een instructie. De aanname en een eventueel ontslag van de griffier en de medewerkers van de griffie geschieden door de raad.
Daarbij zal de raad overigens wel gebruik moeten kunnen maken van faciliteiten van de gemeentelijke ambtelijke organisatie zoals de salarisadministratie. Het is ook de raad die eventuele rechtspositionele regelingen vaststelt. De raad bepaalt hoe dit werkgeverschap en de dagelijkse aansturing in de praktijk (waaronder ook het voeren van functioneringsgesprekken) wordt uitgeoefend. Daarbij dient met name gedacht te worden aan het seniorenconvent, agendacommissie of het presidium, zodat dergelijke zaken op een praktische manier ingevuld kunnen worden. Eventueel zou de burgemeester deze rol ook kunnen vervullen. Het is echter wel zaak dat de burgemeester hierbij uitsluitend in zijn rol als raadsvoorzitter optreedt om de bijzondere positie van de raadsgriffier en zijn eventuele medewerkers niet te schaden. De griffier en zijn eventuele medewerkers vallen in elk geval niet onder de personele verantwoordelijkheid van de secretaris, maar onder die van de raad.
De griffier neemt binnen de ambtelijke organisatie een zelfstandige positie in, die zich moeilijk laat combineren met het vervullen van een 'gewone' ambtelijke functie. Een dergelijke combinatie is echter niet verboden. Indien de raad toch zou besluiten tot een dergelijke dubbelfunctie, verdient het aanbeveling om door middel van waarborgen te voorkomen dat de betrokken ambtenaar in een spagaat positie terecht komt. Dit kan bijvoorbeeld in een instructie voor de griffier en de rechtspositionele voorschriften voor ambtenaren van de gemeente.
Ondanks zijn bijzondere positie is de griffier wel een gemeente-ambtenaar, hetgeen betekent dat alle incompatibiliteiten die voor gemeente-ambtenaren gelden, ook voor hem gelden. In de wet zijn geen bepalingen opgenomen, die de griffier van de medewerking van de 'gewone' ambtelijk organisatie moeten verzekeren. Voor zover een dergelijke medewerking al kan worden afgedwongen door formele regels, dienen dergelijke regels op gemeentelijk niveau te worden gesteld, bijvoorbeeld in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Indien problemen zich voordoen, kan de burgemeester een bemiddelende rol spelen. De verordening kan bijvoorbeeld bepalen dat ambtelijke bijstand door ambtenaren van de reguliere organisatie aan de raad via de secretaris wordt verleend, als de griffie(r) de gevraagde bijstand niet kan verschaffen. Slechts als een raadslid bijvoorbeeld niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad of als het belang van de gemeente wordt geschaad, hoeft de ambtelijke bijstand niet verleend te worden.
Het college wordt bevoegd gezag over de ambtelijke organisatie. Het is daarom ook het college en niet langer de raad dat de regels over de ambtelijke organisatie (het organisatiebesluit) vaststelt. Deze bevoegdheid strekt zich niet uit tot de griffie. Over de uitoefening van het gezag van het college over de ambtelijke organisatie is het college uiteraard wel verantwoording schuldig aan de raad.
De raadsgriffier heeft een geheel eigen rol en eigen verantwoordelijkheid binnen de gemeente. Hoe krijgt deze functie gestalte? Hoe ziet het profiel van de raadsgriffier eruit? De gemeente Amersfoort plaatste in december 2001 een advertentie voor de vacature van raadsgriffier en inmiddels hebben meer gemeenten een start gemaakt met het opstellen van de functieomschrijving van de raadsgriffier. De griffiersfunctie zal zich naar verwachting de komende jaren in de praktijk verder ontwikkelen. Het is daarom raadzaam hier bij de functieomschrijving, de selectieprocedure en de aanstelling van de griffier rekening mee te houden. De griffiersfunctie zal voorlopig aan dynamiek onderhevig zijn.
Opleidingsniveau
De raadsgriffier vervult een functie naast de secretaris. Het opleidingsniveau kan een belangrijke factor zijn bij de zwaarte van de griffiersfunctie binnen de gemeente. Daarnaast speelt voor het bepalen van het opleidingsniveau gelijkwaardigheid tussen de griffier en de secretaris een rol. Hieruit vloeit voort dat het wenselijk is voor de raadsgriffier een vergelijkbaar opleidingsniveau als de secretaris te vereisen . Uitgaande van een zekere mate van overeenkomstigheid ten opzichte van de secretaris kan men uitgaan van minimaal HBO niveau bij het aanstellen van een raadsgriffier. De raadsgriffier zal naast administratieve en organisatorische zaken tevens in aanraking komen met bestuurlijke en juridische aspecten. Een bestuurlijk-juridische achtergrond wordt daarom raadzaam geacht.
Competenties
Naast organisatorische vaardigheden die de raadsgriffier bij het verzorgen van het secretariaat nodig heeft, dient de raadsgriffier als aanspreekpunt van de raad over goede communicatieve vaardigheden te beschikken. De raadsgriffier speelt immers een belangrijke communicatieve rol tussen de raad en de secretaris, het college en de ambtelijke organisatie. Daarnaast dient de griffier over leidinggevende capaciteiten dienen te beschikken wanneer de griffie meerdere medewerkers telt om zodoende de griffie aan te kunnen sturen.
|
Amersfoort heeft een competentieprofiel ontwikkeld voor de griffier. Uitgangspunt is dat de griffiersfunctie zich in de komende jaren zal ontwikkelen. Voor het bepalen van de benodigde competenties is gekeken naar de gewenste eindsituatie. De belangrijkste elementen van het competentieprofiel zijn dan de volgende.
|
Functiewaardering
Welke functiewaardering past bij de raadsgriffier? Ten aanzien van de inschaling van de griffier en zijn eventuele medewerkers gelden geen centrale regels. De waardering is immers afhankelijk van de taakomschrijving en het toegepaste waarderingssysteem. Het reguliere functiewaarderingsstelsel is dus van toepassing. Veel gemeenten gaan uit van een groeimodel, waarbij functiewaardering de inhoud van de functie volgt. Als de raad kiest voor een zwaar opgetuigde griffier dan zou men, gezien de aard van de werkzaamheden en het gegeven dat de griffier de gesprekspartner van de secretaris is, uit kunnen gaan van een functiewaardering die dicht bij die van de secretaris ligt.
Formatie
De formatieomvang van de functie van de raadsgriffier hangt in sterke mate af van de grootte van de gemeente. In grotere gemeenten is voldoende ruimte voor een hele formatieplaats gezien de grote hoeveelheid werkzaamheden van de raadsgriffier. Naar verwachting zullen grotere gemeenten eveneens een griffie instellen en dus tevens extra medewerkers aantrekken om de raadsgriffier te ondersteunen. In kleinere gemeenten is het denkbaar een raadsgriffier in een deeltijd-functie te benoemen. Als het niet mogelijk is een raadsgriffier in deeltijd aan te stellen, dan is er speelruimte om de formatieplaats van een raadsgriffier op een andere wijze in te vullen. Het 'delen' van een griffier met andere (kleinere) gemeenten is een mogelijkheid. Een aantal kleinere gemeenten die bij elkaar in de omgeving gesitueerd zijn, zouden kunnen overwegen gezamenlijk een raadsgriffier aan te stellen om zo de werkzaamheden en de kosten te delen. Voorwaarde is dan wel dat vergaderdata van de raden zodanig op elkaar afgestemd moeten zijn dat het in praktische zin te combineren is.
Gezien het feit dat de griffier in de avonduren tijdens de raadsvergaderingen beschikbaar dient te zijn, is het overigens raadzaam hiermee tijdens de werving ook rekening te houden.
|
Van de middelgrote gemeenten die hebben besloten een griffie in te stellen, kiezen de meeste voor de volgende samenstelling:
Veelal is sprake van een groeimodel. De financiële administratie wordt in deze opzet door een dienstverleningsovereenkomst ingekocht bij de reguliere ambtelijke organisatie. Kosten Verder wordt rekening gehouden met frictiekosten (wanneer medewerkers structureel worden overgeplaatst naar de griffie). Er zullen inverdieneffecten optreden en het instellen van een griffie kan aanleiding zijn om verdere efficiencybevorderende maatregelen door te voeren in de reguliere ambtelijke organisatie. |
Een griffier extern geworven of uit de ambtelijke organisatie?
Is het wenselijk een persoon als raadsgriffier te werven van binnen of van buiten de ambtelijke organisatie? Dit is deels afhankelijk van de voorkeur van de raad zelf en de mogelijkheden die er zijn een geschikte raadsgriffier van buiten dan wel uit de bestaande ambtelijke organisatie te werven. Het is ook afhankelijk van het wervings- en selectiebeleid van een gemeente. Het beleid kan zijn om voorrang te geven aan interne kandidaten. Openbaarstelling van de vacature levert echter een groter bereik van mogelijk geschikte kandidaten op, die de gemeenten meer keuzemogelijkheden biedt. Hoewel een raadsgriffier die oorspronkelijk afkomstig is van binnen de ambtelijke organisatie bekend is met de cultuur van de gemeente en de medewerkers binnen de ambtelijke organisatie, spelen ook andere afwegingen zoals vaardigheden en opleiding een rol bij de werving. Zo moet een griffier met een aanstelling in verschillende gemeenten een onafhankelijke positie innemen ten opzichte van de verschillende gemeenten. Het is uiteraard zo dat de raden hieromtrent zelf beslissen.
Tot slot
Naast de feitelijke taken van de raadsgriffier, zijn er ook andere verschillen tussen de griffiers van gemeenten, daar de raad per gemeente de werkzaamheden en vaardigheden van de griffier anders bepaalt. Naast de taakinvulling van de griffier vormt de raad zich bijvoorbeeld een idee van het functieprofiel van de griffier, waarbij zaken als het opleidingsniveau, de formatieplaats, de indicatie voor het functieniveau en gewenste vaardigheden van een raadsgriffier een rol spelen. Afhankelijk van het personeelsbeleid in de gemeente kan het profiel ook tot stand komen door uit te gaan van resultaten en competenties van de griffiersfunctie.
Niet alleen de bestuurlijke spelers, maar ook de beleidsambtenaren merken een verschuiving in hun taken binnen de duale verhoudingen. De komst van de griffier, de fractieondersteuning en de consequenties voor de informatievoorziening jegens de raad leiden tot een veranderingen voor de ambtelijke organisatie. De rol van de beleidsambtenaren bij de informatievoorziening en ondersteuning van de raad verandert, omdat het primaat daarvoor over het algemeen bij de griffier zal liggen. Toch blijven ze een rol spelen in de informatievoorziening. Tegelijkertijd zal als gevolg van de concentratie van bestuursbevoegdheden bij het college de politieke aansturing van de uitvoering versterkt worden. Dit vraagt het een en ander van de beleidsambtenaren die soms tegelijkertijd de raad en het college moeten ondersteunen.
De Gemeentewet geeft ieder raadslid een recht op ambtelijke bijstand. De raad moet daarover in een verordening nadere regels stellen. Dit recht op ambtelijke bijstand strekt zich nadrukkelijk ook uit tot de gewone ambtelijke organisatie. Het kan dus niet zo zijn dat in de verordening raadsleden uitgesloten worden van ondersteuning door de reguliere ambtelijke organisatie. De mogelijkheid van raadsleden om een beroep te doen op de assistentie door de ambtelijke organisatie moet verzekerd blijven. Hierdoor zou echter wel een mogelijk loyaliteitsconflict voor ambtenaren kunnen ontstaan. Voor de gemeentesecretaris is daarvoor met de introductie van de griffier een oplossing gevonden. Daarom is het dan ook niet wenselijk om te kiezen voor een personele unie van gemeentesecretaris en raadsgriffier.
Voor beleidsambtenaren geldt dat het ondersteunen van de raad tot hun takenpakket blijft behoren, waardoor zij in dezelfde spagaat tussen raad en college verzeild zouden kunnen raken. Deze dubbele loyaliteit bestond in het overwegend monistische stelsel ook wel, maar het dualistisch stelsel kan leiden tot nieuwe en lastiger situaties voor de ambtelijke organisatie, doordat de verhoudingen zich kunnen verscherpen tengevolge van conflicterende belangen. De raad zal zich onafhankelijk van het college opstellen. De raad stelt actief kaders op en ontwikkelt op eigen initiatief beleid. Ook controleert de raad scherper het college. Deze opstelling van de raad brengt nieuwe en mogelijk een grotere behoefte aan ondersteuning met zich mee. Tenslotte is de verwachting dat de ondersteuningsvraag vanuit de raad zich vaker op politiek gevoelige onderwerpen zal richten.
Tegelijkertijd zorgt de verscherping van de verantwoordelijkheid van het college voor bestuur en uitvoering voor een sterke focus van de organisatie op het college. De organisatie zal zich naar verwachting dan ook - meer dan nu al vaak het geval is - opstellen als eerste dienaar van het college, zeker indien de belangen van de raad (of een deel van de raad, bijvoorbeeld de oppositie) en college uiteenlopen. Toch is het in een gedualiseerd bestel van vitaal belang dat de raad over voldoende middelen beschikt om zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies adequaat te kunnen vervullen. Daarin vervult de ambtelijke organisatie vanwege de grote hoeveelheid aanwezige kennis een ondersteunende rol. Dit alles vraagt dus politiek gevoel van de ambtenaar, maar ook een neutrale opstelling.
Voor zover een dergelijke instelling en goede medewerking van de ambtelijke organisatie kan worden afgedwongen door formele regels kan de genoemde verordening over de ambtelijke bijstand daarvoor dienst doen. In deze verordening kunnen spelregels worden vastgelegd die moeten voorkomen dat ambtenaren die, vanwege eventuele dubbele loyaliteit, mogelijk in een lastige positie komen te verkeren
De ondersteuning door de ambtelijke organisatie bestaat uit:
Informatievoorziening
De passieve informatievoorziening (de informatieverstrekking op verzoek van raadsleden) blijkt volgens onderzoek in opdracht van de Staatscommissie over het algemeen rechtstreeks of via een hoofd of directeur te geschieden. Voorts wordt ook de lijn via de secretaris of de portefeuillehouder regelmatig gebruikt. Met name in middelgrote gemeenten blijkt de rechtstreekse weg (naar de meest betrokken ambtenaar) de meest populaire. Uit dit onderzoek blijkt verder dat raadsleden de ambtenaren vooral benaderen om informatie te verzamelen over nieuw of bestaand beleid. Per jaar doet een raadslid daartoe gemiddeld vijfmaal een beroep op de ambtelijke organisatie. Als een raadslid een initiatiefvoorstel voorbereidt (gemiddeld eens per twee jaar) doet hij in iets minder dan de helft van de gevallen een beroep op de organisatie. Raadsleden dienen weliswaar geregeld amendementen en moties in, slechts in uitzonderingsgevallen maken zij daarbij gebruik van ambtelijke ondersteuning.
Het dualistisch stelsel kan hierin verandering brengen. Als de raad zijn nieuwe actieve en zelfstandige rol oppakt en op eigen initiatief voorstellen ontwikkelt en kritischer controleert heeft hij meer informatie nodig. In de praktijk zal de ondersteuning veelal betrekking blijven hebben op eenvoudige verzoeken om feitelijke informatie die rechtstreeks aan de behandelend ambtenaar zijn gericht. Deze zal ofwel zelfstandig antwoorden, ofwel - indien het om een politiek gevoelige zaak gaat - eerst toestemming vragen aan de secretaris. De laatste neemt op zijn beurt zelfstandig of na overleg met de portefeuillehouder een beslissing over het verstrekken van de informatie.
De actieve informatieplicht jegens de raad heeft juist betrekking op situaties, waarin de organisatie een taak vervult in opdracht van het college. Deze informatievoorziening geschiedt echter op eigen initiatief van het college en meestal onder verantwoordelijkheid van de wethouder. Dit vraagt een andere opstelling van het college en de ambtelijke organisatie. Het moet immers op eigen initiatief plaatsvinden. De informatie dient de raad voldoende inzicht te geven in het bestuur en de uitvoering. Tegelijkertijd moet worden voorkomen dat raadsleden bestookt worden met detailinformatie, die hun functioneren kan bemoeilijken en de invloed van de raad beperkt. Dit vraagt dus politiek gevoel van de ambtelijke organisatie, omdat de informatievoorziening nauw moet aansluiten bij de politieke relevante informatie waar de raad op wil sturen. De griffier kan hierbij een rol spelen als bewaker van de kwaliteit van het aanbod. De raad kan de griffier verzoeken om een korte oplegnota bij stukken te voegen waarin het beleidskader en de politiek relevante punten naar voren komen, als dit naar de mening van de raad onvoldoende gebeurt in het onderliggend stuk.
Bijstand
Naast het geven van informatie speelt de ambtelijke organisatie ook een rol bij het verlenen van bijstand aan de raad of individuele raadsleden. Dit betreft het aanleveren van informatie ten behoeve van een voorstel of voor het opstellen van een verordening. Ook het leveren van informatie over het vinden van financiële dekking voor een amendement of voorstel kan tot deze bijstand behoren.
Het verlenen van bijstand bij de voorbereiding van een initiatiefvoorstel of amendement is een belangrijke activiteit van ambtenaren, zeker wanneer de raad eigen initiatief toont. Als de griffie deze ondersteuning niet kan leveren, dan zal de griffier zich richten tot de gemeentesecretaris. Op zijn beurt kan de secretaris een dergelijk verzoek om ondersteuning in de reguliere ambtelijke organisatie 'wegzetten'. De ondersteunende ambtenaar kan het raadslid wijzen op onvolkomenheden in het voorstel, helpen bij het schrijven een toelichting en concrete suggesties doen om het voorstel te verbeteren. Bij de voorbereiding van schriftelijke of mondelinge vragen gaat het vaak om informatievoorziening, die ervoor zorgt dat het raadslid de juiste vragen stelt. De bijdrage van de organisatie is hierbij beperkt, niet in de laatste plaats omdat het vaak dezelfde afdeling of zelfs ambtenaar is die de vraag beantwoordt. Ditzelfde geldt bij het formuleren van een motie. Hier speelt het al eerder genoemde loyaliteitsconflict. Het kan enigszins ondervangen worden, als de secretaris, indien mogelijk, een andere ambtenaar aanwijst om bijstand te verlenen en niet dezelfde ambtenaar die voor het college werkt aan de zaak
De raad kan er voor kiezen om het secretariaat van de commissie bij de ambtelijke organisatie te laten, ook al is dat in gedualiseerde verhoudingen niet wenselijk. Artikel 107a geeft aan dat het meer in de rede ligt dit bij de griffier en zijn eventuele griffie te leggen. Als het immers ergens om directe ondersteuning van door de raad te verrichten werkzaamheden gaat, dan lijkt dat wel het secretariaat van de raadscommissie te zijn. Commissiegriffiers verdienen dan ook de voorkeur.
Daarnaast zijn er diverse, soms incidentele activiteiten van de raad, waarbij de raad ondersteuning behoeft. Voorbeelden zijn de opzet en uitvoering van een interactief proces ter uitwerking van de kaderstellende functie van de raad. Andere voorbeelden zijn de opzet en uitvoering van een onderzoek of enquête. Ook voor deze activiteiten geldt dat de griffie niet in alle gevallen in staat is om het totaal van de ondersteuning voor zijn rekening te nemen.
Bij een enquête moet de raad in de verordening op de enquêtecommissie nadere regels formuleren over de ambtelijke bijstand. Het ligt voor de hand om een dergelijke commissie te laten ondersteunen door de een groep ambtenaren onder leiding van de griffier. Bij voorkeur zijn dit medewerkers van de griffie, indien dit echter niet haalbaar is, is tijdelijke detachering van ambtenaren ook een mogelijkheid. De raad kan hier ook voor kiezen bij een interactief beleidstraject.
Voor de ondersteuning van de rekenkamer geldt dat bij instelling van een onafhankelijke rekenkamer is bepaald dat ambtenaren die werkzaamheden voor de rekenkamer verrichten niet tegelijkertijd werkzaamheden voor een ander gemeentelijk orgaan mogen uitvoeren. De bedoeling van de wetgever is geweest om de onafhankelijke rekenkamer een eigen apparaat te geven. Een tijdelijke detachering vanuit de ambtelijke organisatie of uit de griffie behoort wel tot de mogelijkheden. Het ligt overigens niet in de rede dat de secretaris of de griffier dit zou doen.
Als de raad een rekenkamerfunctie instelt, dan is ondersteuning door de griffier wel goed denkbaar. Het blijft dan immers een instelling die direct de raad ondersteunt in zijn nieuwe rollen. Met het oog op mogelijke overbelasting van de griffier kan - bijvoorbeeld in grote gemeenten - het secretariaat van de rekenkamerfunctie ook bij een medewerker van de griffie worden ondergebracht. De secretaris van de rekenkamerfunctie kan ook gezocht worden onder personen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. In dat geval moet volstrekt helder zijn wanneer deze persoon onder verantwoordelijkheid van de rekenkamerfunctie van de raad opereert en wanneer hij als ambtenaar onder verantwoordelijkheid van de wethouder werkt.
Helderheid over de spelregels voor ambtelijke ondersteuning is een absolute vereiste. In paragraaf 3.2 staat meer informatie over de procedure die het meest voor de hand ligt bij eenvoudige informatieverzoeken. Over de verzoeken om bijstand kan het volgende worden opgemerkt.
Aanvraag (procedure)
Raadsleden richten verzoeken om bijstand voor bijvoorbeeld het verzamelen van kennis over beleid of het formuleren van initiatiefvoorstellen in eerste instantie aan de griffier. Bij het verlenen van bijstand geldt dat als de griffier en zijn eventuele medewerkers niet of onvoldoende in staat zijn de gevraagde ondersteuning te verlenen, de griffier via een verzoek aan de secretaris de hulp van de gewone ambtelijke organisatie kan inroepen. Het ontbreken van specialistische kennis of capaciteitsgebrek bij de griffie kunnen daarvoor redenen zijn.
De procedure voor een verzoek om ondersteuning kan de raad in de verordening op de ambtelijke bijstand vastleggen. Er kan dan gedacht worden aan het gebruik van de griffier als frontoffice voor verzoeken om ondersteuning. Als de griffier niet in de gelegenheid is de ondersteuning te verlenen dan zal de secretaris binnen een bepaalde tijd een ambtenaar moeten aanwijzen. In de situatie dat de secretaris de ondersteuning niet kan of wenst te leveren, kan het raadslid zich wenden tot de raadsvoorzitter en uiteindelijk de plenaire raad. Om het aantal verzoeken enigszins beheersbaar te maken is het nodig het aantal uren of malen dat een raadslid een beroep kan doen op ondersteuning vast te stellen. Hiertoe hebben sommige gemeenten een zogenaamde strippenkaart ingevoerd. Verder zou de ondersteuning terug moeten komen in de begroting, daarom verdient het aanbeveling om een budget vast te stellen voor de inzet van de ambtelijke organisatie door de raad.
Verlening van bijstand
Het uitgangspunt voor deze handreiking is de vraag aan ondersteuning van een raadslid. Het perspectief van de ambtenaar vraagt echter ook om aandacht. Het is vooral aan de secretaris om te voorkomen dat ambtenaren door verzoeken om bijstand in de problemen komen. Dit zou kunnen gebeuren, wanneer het verzoek inhoudelijk strijdig is met zaken waar de ambtenaar voor het college mee bezig is. Dit laatste kan enigszins worden voorkomen door een andere ambtenaar te belasten met de ondersteuning. Tevens zou het verzoek in verband met werkdruk tot problemen kunnen leiden. Juist tegen deze achtergronden dienen inhoudelijke verzoeken om advies of bijstand altijd aan de gemeentesecretaris gericht te zijn. Dit voorkomt dat de ambtenaar in een positie komt waarin hij in direct contact moet aangeven niet aan een verzoek om ondersteuning te kunnen of willen voldoen. Voor iedereen moet duidelijk zijn onder welke voorwaarden verzoeken geweigerd kunnen worden. Hierover zijn in de modelverordening bepalingen opgenomen.
De ambtenaar kan zoals gezegd te maken krijgen met uiteenlopende bijstandsverzoeken. Diverse raadsleden kunnen met vergelijkbare verzoeken om bijstand komen en de ambtenaar kan tussen raad en college komen te staan. Het is in het belang van de ambtenaar en van het raadslid dat de ambtenaar het raadslid adequaat ondersteunt (zie casus ambtenaar in tweestrijd). Om dit te bevorderen is helderheid over de verzoeken om bijstand die de raad heeft uitstaan bij de griffier, de secretaris en de reguliere ambtelijke organisatie gewenst. Om ervoor te zorgen dat de ambtenaar niet in de problemen komt door de ondersteuning die hij aan de raad geeft - die immers soms best een andere richting kan aangeven dan het collegebeleid - bepaalt de verordening, dat de ambtenaar alleen verantwoording schuldig is aan de raad voor werkzaamheden die hij voor de raad verricht. Deze werkzaamheden worden onder verantwoordelijkheid van de griffier verricht. Wel is hierop een uitzondering gemaakt met het oog op de gezagsrelatie tussen de ambtenaar en het college. Als de ambtenaar zijn functie ter ondersteuning van de raad niet naar behoren uitoefent, blijft hij daarop aanspreekbaar door de secretaris. De raad kan het college aanspreken teneinde de secretaris ter verantwoording te roepen.
Verder kan het bijhouden van een register waarin staat welke raadsleden een onderwerp uit hebben staan, wat het onderwerp is en welke ambtenaar daarbij bijstand levert duidelijkheid geven over het opdrachtgeverschap van ambtenaren.
Uit het systeem van de monistische Gemeentewet vloeide voort dat de raad bevoegd is alle gemeenteambtenaren inclusief de secretaris te benoemen. De bevoegdheid tot de aanstelling van de meeste ambtenaren is in de praktijk vrijwel altijd gedelegeerd aan het college. In een gedualiseerd bestel waar het bestuur is geconcentreerd bij het college, ligt deze bevoegdheid bij het college. Het college is daarmee bevoegd gezag over de ambtelijke organisatie. Het is daarom ook het college dat de regels over de ambtelijke organisatie (het organisatiebesluit) en de rechtspositieregelingen vaststelt. De bevoegdheden van het college strekken zich vanzelfsprekend niet uit tot de griffie. De raad heeft de bevoegdheid de griffier en de eventuele griffieambtenaren te benoemen, de organisatie en de rechtspositie te regelen.
Casus 1
Een raadslid heeft zijn rollen in het duale stelsel goed begrepen: hij is volksvertegenwoordiger, hij stelt kaders en hij controleert het college. Dit brengt hem ertoe dat hij met regelmaat ontmoetingen met het lokale verenigingsleven organiseert. Bij de plaatselijke voetbalverenigingen en bij de winkeliersverenigingen krijgt hij veel signalen over hoe de burgers het beleid van de gemeente ervaren. Het raadslid beschikt op deze wijze over een schat aan informatie.
Op een gegeven moment merkt het raadslid dat er toch wel erg veel geklaagd wordt over het parkeerbeleid van de gemeente. Aanvankelijk verdedigde het raadslid het college vaak, maar gaandeweg werd het moeilijker om de 'misstanden' die naar voren werden gebracht nog langer te ontkennen. Vervolgens is het raadslid eens op zoek gegaan naar de kaders die de raad had aangegeven op het gebied van het parkeerbeleid. Die bleken glashelder te zijn: per buurt, per woningcomplex, per winkelcentrum en per voorziening had de raad parkeernormen gesteld.
Wat zou er dan toch aan de hand zijn? Het raadslid vervolgt zijn zoektocht naar informatie en wordt gaandeweg meer controleur. Bij de ambtenaren is hij daarna steeds vaker naar binnen gestapt om te zien hoe er met de parkeernormen werd omgegaan. De ambtenaren kwamen hiermee in een lastige situatie: ze voelden aan dat er aan de poten van 'hun' wethouder werd gezaagd. Moesten ze het de wethouder gaan melden? Hij zat immers met die lastige parkeernormen, die zich maar moeilijk verhouden tot het raadsbreed gesteunde ruimtelijke ordeningsbeleid. Bovendien waren de ambtenaren juist in opdracht van het college bezig met een studie naar vermindering van de parkeerdruk.
De secretaris kwam één en ander ter ore en besloot in overleg te treden met de raadsgriffier. Gezamenlijk kwamen zij daarbij tot het volgende voorstel aan de gemeenteraad en het college. Raadsleden leggen in het vervolg vragen om ambtelijke informatie neer in een logboek van de raad. Op deze wijze is voor alle betrokkenen inzichtelijk welke vragen er op de ambtenarij afgevuurd worden. In een latere fase wordt een elektronisch logboek onderdeel van het raadsinformatiesysteem. Bovendien werd afgesproken een inkoopmodel voor bestuursopdrachten en verzoeken ambtelijke bijstand in te voeren. In dit model, dat ook in het gemeentelijke informatiesysteem is opgenomen, staat precies omschreven welke opdrachten en verzoeken bij de ambtenaren liggen en welke urenbelasting hiermee gemoeid is. Uiteraard gingen raad en college snel akkoord met het voorstel: dualisme is van de raad en het college en behoort niet op de schouders van ambtenaren gelegd te worden.
Casus 2
Een raadsfractie wil een initiatiefvoorstel indienen voor een referendumverordening. De fractievoorzitter stelt in overleg met wat partijleden een verordening op en schrijft daarbij een toelichting. Na contact met een afdelingshoofd wordt een ambtenaar aangewezen die de fractie zal ondersteunen bij het formuleren van het voorstel. Deze krijgt het initiatief onder ogen en doet allerlei suggesties voor "verbetering" en suggereert zelfs het voorstel in te trekken omdat het onhaalbaar is. Deze verbeteringen hebben vaak een sterke overeenkomst met het al eerder ingenomen collegestandpunt in deze. Daarnaast geeft de ambtenaar ook (onvolledig) juridisch commentaar op de artikelen van de verordening. Bij de behandeling van het initiatiefvoorstel in de gemeenteraad is de burgemeester degene die het woord doet namens het college. De burgemeester wijst de raad op een aantal juridische tekortkomingen in het voorstel en geeft de suggestie het voorstel mede daarom te verwerpen. Het voorstel wordt verworpen.
Het probleem in deze casus is tweeledig.
Oplossing:
In de nieuwe situatie zal het zo zijn dat het raadslid aan de griffier vraagt om ondersteuning bij het formuleren van een initiatiefvoorstel. De griffier bekijkt dan of de benodigde, in dit geval juridische, expertise in zijn griffie voorhanden is. Is dit het geval dan verleent de griffie zelf de ondersteuning; in die situatie dreigen geen loyaliteitsconflicten. Als de griffier via de secretaris een beroep moet doen op een ambtenaar uit de gemeentelijke organisatie is dit laatste wel het geval. Om loyaliteitsproblemen te voorkomen is het essentieel dat ondubbelzinnig vaststaat wie op welk moment opdrachtgever is van een ambtenaar. Daartoe dienen tussen griffier en gemeentesecretaris vooraf heldere afspraken te worden gemaakt!
Casus 3
Een raadslid, voorheen enige tijd wethouder en nu fractievoorzitter, dient namens zijn fractie een initiatiefvoorstel in dat 1) haaks staat op een collegevoorstel over hetzelfde onderwerp en 2) evident in juridisch en financieel opzicht niet uitvoerbaar is. Het raadslid vraagt aan de griffier om dit voorstel uit te werken en door te rekenen. Dit is niet de eerste keer: het betreffende raadslid heeft zijn fractie stevig in de greep en dient vaker onwerkbare voorstellen in die collegevoorstellen over hetzelfde onderwerp doorkruisen. De portefeuillehouder biedt tijdens de raadszittingen geen noemenswaardig tegenspel, want beiden zijn partijgenoten.
Ervan uitgaande dat de inhoudelijke ondersteuning van de raad niet zonder meer geboden kan worden door de raadsgriffie, maken de gemeentesecretaris en de griffier een aantal basisafspraken met elkaar. Een van de afspraken is dat er geen hiërarchische verhouding bestaat tussen griffier en gemeentesecretaris; de griffier wordt aangestuurd en beoordeeld door zijn "inhoudelijke" baas: de raad. In de praktijk zal dat het presidium, de agendacommissie of het seniorenconvent zijn.
De afspraken komen erop neer dat ambtenaren de ruimte hebben om ondersteuning op maat te leveren aan raadsleden. De griffier bewaakt die ruimte. Hij signaleert wanneer een vraag politiek-tactisch van aard is of inhoudelijk-technisch. In het eerste geval maakt de griffier zelf een afweging in hoeverre hij het individuele raadslid, de fractie of een andere samenstelling uit de raad hierin van advies kan dienen. Hierbij houdt hij rekening met de kaders die de raad zelf terzake heeft vastgesteld. De griffier draagt er zorg voor dat een griffiemedewerker of een ambtenaar uit de staande organisatie niet belast wordt met de beantwoording van een dergelijke vraag. Dit laat ruimte aan de ambtenaar om een inhoudelijk-technische vraag te beantwoorden vanuit het perspectief van de vraagsteller.
Deze randvoorwaarden verzekeren dat de raad en het college de adviesfunctie van de ambtelijk organisatie als geheel accepteren.
Het voorgaande houdt in dat zowel de gemeentesecretaris als de griffier hun eigen verantwoordelijkheden benutten. Als een voorstel, in dit geval vanuit de raad, klaarblijkelijk alleen vanwege tactische redenen wordt ingediend en binnen de gegeven financieel-juridische kaders evident niet realiseerbaar is, neemt de griffier, in samenspraak met de gemeentesecretaris, het initiatief om met redenen omkleed aan te geven dat de vraag niet wordt uitgewerkt. Dit wordt tijdig afgestemd met het presidium dan wel het seniorenconvent.
Casus 4
Binnen het dualisme neemt de raad zelf meer het initiatief waar het om politiek relevante zaken gaat. Een oppositiepartij heeft deze boodschap ter harte genomen en komt nu voortdurend met initiatiefvoorstellen waarbij de griffier wordt gevraagd zaken uit te zoeken en notities te schrijven. De raad heeft een aanzienlijke griffie ingesteld maar de desbetreffende fractie is er inmiddels in geslaagd vrijwel alle beschikbare tijd voor zich op te eisen.
De andere fracties in de raad hebben grote problemen met deze situatie maar hun verzoeken aan de betreffende partij om de druk op de griffie te verminderen, stuiten op onwil. De griffier wil alle partijen van dienst zijn maar ziet zichzelf in een situatie geplaatst waarin hij politiek beladen keuzes moet gaan maken. Daarom besluit hij te overleggen met de burgemeester, de voorzitter van de raad. De raad heeft bij de aanstelling van de griffier vastgelegd dat de griffier in evenredigheid beschikbaar is voor alle fracties. De griffier en de burgemeester zijn het er over eens dat de huidige situatie er aanleiding toe geeft hier duidelijker afspraken over te maken en besluiten dat de burgemeester een bemiddelingspoging zal doen. De burgemeester roept de fractievoorzitters in een seniorenconvent bijeen en schetst het probleem. In de verordening voor ambtelijke bijstand is vastgelegd dat elk raadslid voor een beperkt aantal uren recht heeft op ambtelijke bijstand. De burgemeester stelt voor om voor de griffier een soortgelijke regeling in te stellen: elk raadslid kan voor een bepaald aantal uren aanspraak maken op inzet van de griffie. De fractievoorzitter van de oppositiepartij is het hier niet mee eens maar alle andere fractievoorzitters vinden het een meer dan redelijke regeling. Het idee wordt uitgewerkt tot een raadsvoorstel. Alleen de raadsleden van die ene oppositiepartij stemmen tegen.
...
Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur in de Tweede Kamer, sprak een ruime meerderheid van de Kamer zich uit voor het wettelijk recht op ondersteuning van fracties naast de ambtelijke bijstand en de verplichte griffier. In de huidige situatie is fractie-ondersteuning, zo werd gesteld, namelijk niet altijd voldoende of zelfs in het geheel niet aanwezig. Als gevolg van het amendement waarin dit punt werd verwoord, is artikel 33 van de Gemeentewet uitgebreid met een nieuw tweede lid:
|
Artikel 33, lid 2 |
|
De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning. |
Gemeenten dienen uiterlijk 7 maart 2003 een verordening vast te stellen waarin niet alleen ambtelijke bijstand maar ook fractie-ondersteuning is vastgelegd (art. V, 2e lid). De wijze waarop gemeenten invulling kunnen of moeten geven aan deze vorm van ondersteuning, is niet aangegeven. Volgens de Kamer is dit een zaak van de gemeenten zelf. In dit hoofdstuk wordt een aantal mogelijkheden aangegeven en wordt ingegaan op die aspecten die bij de vormgeving van dit instrument extra aandacht behoeven.
Voor de praktische invulling van fractie-ondersteuning zal de raad een budget moeten opnemen in de begroting. De raad bepaalt de hoogte van dit budget zelf.
Een raad die zich als krachtige 'tegenmacht' van het college wil positioneren, zal in het algemeen voor een steviger invulling van de dualistische instrumenten en daarmee ook voor een steviger ondersteuning kiezen. Het is van belang de verschillende soorten ondersteuning zodanig vorm te geven dat ze elkaar aanvullen zonder dat er sprake is van overlap.
Zo zijn er bijvoorbeeld gemeenten die ondersteuning bij het uitwerken van voorstellen en initiatieven en het financieren van opleidingen door middel van fractiebudgetten laten plaatsvinden. Dit zijn echter vormen van ondersteuning die in andere gemeenten wellicht aan individuele raadsleden worden toegekend. De raad dient zelf te beoordelen op welke wijze deze vormen van ondersteuning in de eigen gemeente het beste geregeld kunnen worden: per fractie of per raadslid. De omschrijving van dergelijke vormen van ondersteuning is te vinden in hoofdstuk. Aanvullend daarop is het mogelijk dat fracties zelf personeel in dienst nemen om bijvoorbeeld secretariële, organisatorische of inhoudelijke ondersteuning te verzorgen. Hoewel met de verplichte instelling van de griffie(r) waarschijnlijk een deel van die behoefte ondervangen is, is het denkbaar dat fracties in vooral grotere gemeenten voor meer politiek getinte werkzaamheden zelf personeel aantrekken. 's-Hertogenbosch is een gemeente die fracties die mogelijkheid tot besteding van het fractiebudget biedt.
Hoewel binnen het dualisme de volksvertegenwoordigende rol van raadsleden zwaar wordt benadrukt, zijn in de Gemeentewet voor gemeenteraden feitelijk geen instrumenten opgenomen om hieraan vorm te geven. Iedere raad, ieder raadslid en ook iedere fractie kan hier dus een eigen invulling aan geven. De meer politiek getinte zaken lenen zich dan met name om in fractieverband op te pakken. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het opzetten van een website waarmee een fractie zich presenteert, haar standpunten verwoordt en die burgers de gelegenheid geeft om mee te praten over politieke onderwerpen. De gemeente zou in dit opzicht faciliterend op kunnen treden door fracties de gelegenheid te geven zich aan te sluiten bij een gemeentelijke website. Daarnaast kan de gemeente financieel bijgedragen aan de kosten voor bouw en onderhoud van een website.
Fracties kunnen in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van de raad zelf bijeenkomsten organiseren om met inwoners over bepaalde thema's van gedachten te wisselen. Hierbij moet er echter voor gewaakt worden dat fracties hun budgetten gebruiken om (verkiezings)campagne te voeren. Er zou duidelijk sprake moeten zijn van een invulling van de volksvertegenwoordigende rol van raadsleden. fractie-ondersteuning kan in dit geval bijvoorbeeld bestaan uit financiële ondersteuning ten behoeve van zaalhuur en organisatie. Voorts is facilitaire ondersteuning mogelijk door middel van het beschikbaar stellen van gemeentelijke zalen, het bekendheid geven aan de bijeenkomst door berichten op een website of gemeentepagina of het verzorgen van uitnodigingen.Tenslotte zou ambtelijk informatie over het thema aangeboden kunnen worden.
Veel raadsleden hebben moeite om de rollen van volksvertegenwoordiger en kadersteller te combineren. Enerzijds 'moeten' ze de straat op zodat zij aanspreekbaar zijn voor burgers. Op basis van wat ze als volksvertegenwoordiger oppikken, stellen raadsleden vervolgens politieke kaders. Deze kaders hebben betrekking op hoofdlijnen van beleid en laten dus geen ruimte voor de details die veelal door burgers worden aangedragen. Fracties zouden hier op in kunnen spelen door, bijvoorbeeld door middel van een spreekuur, e-maildienst of telefoonnummer, burgers de gelegenheid te geven hun vragen en opmerkingen aan raadsleden door te geven. Om teleurstelling bij de burgers te voorkomen, zou vervolgens gerapporteerd moeten worden wat met de inbreng is gedaan en op welke wijze raadsleden dit al dan niet hebben meegenomen in hun kaderstellende rol. Als vragen worden doorgespeeld naar het ambtelijk apparaat, kan aan de burger worden gemeld wie er mee bezig is en op welke wijze en wanneer een antwoord zal worden gegeven. fractie-ondersteuning kan hierbij bijvoorbeeld bestaan uit het verschaffen van een budget aan de fracties. Daarnaast kan de gemeente ten behoeve van een spreekuur faciliteiten bieden in de vorm van het ter beschikking stellen van zaalruimte of telefoonlijnen. Ook op het gebied van voorlichting kan de gemeente fracties in dit opzicht ondersteuning bieden.
|
fractie-ondersteuning: voorbeeld 1 |
|
Rotterdam heeft voor 2001 een budget voor fractie-ondersteuning van 4 miljoen gulden. 1,5 miljoen is bestemd voor faciliteiten en communicatie (computers, kantoorinrichting, thuiswerken). 1 miljoen wordt gelijkelijk verdeeld over alle fracties; 0,5 miljoen op basis van het aantal zetels. Daarnaast wordt voor elk fractielid 0,4 fte aan ondersteuning vergoed. De helft hiervan kunnen de fracties besteden aan secretariële ondersteuning, de andere helft aan onderzoeksondersteuning. |
Hoewel de raad bij het vaststellen van een totaalbudget een keuze maakt voor de mate waarin fractie-ondersteuning wordt toegekend, betekent dit niet dat elke fractie er eenzelfde uitwerking aan zal geven. Bij de organisatie van de ondersteuning is het wenselijk deze zo in te richten dat iedere fractie, binnen bepaalde kaders, haar eigen richting kan kiezen. Die kaders, vastgelegd in een verordening, hebben betrekking op zaken die in elk geval geregeld moeten zijn. Hierbij gaat het om de verdeling van de budgetten, de voorwaarden waaronder deze besteed mogen worden en verantwoording en controle van de bestedingen.
Verdeling fractiebudgetten
Ten eerste is de verdeling van het totaalbudget van belang. Hier zijn in grote lijnen twee mogelijkheden denkbaar:
Organisatorisch heeft de eerste optie duidelijk de voorkeur: er hoeft niet voor ieder afzonderlijk verzoek een procedure in gang gezet te worden. Deze optie biedt fracties meer vrijheid bij het ontwikkelen van een eigen profiel. Gemeenten die nu al een vorm van fractie-ondersteuning kennen, werken veelal volgens de eerste optie. De controle ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitgaven is hierbij relatief beperkt. In de paragraaf over verantwoording en controle van de bestede budgetten is aangegeven hoe gemeenten dit kunnen ondervangen.
Vervolgens is het de vraag op welke basis de verdeling van het totaalbudget over de fracties plaatsvindt. Hier is een aantal varianten denkbaar.
Een mogelijkheid is om aan elke fractie een even groot budget toe te kennen. Deze vorm is bijvoorbeeld gekozen door de gemeente Vlist, die voor 2001 elke fractie een budget van 5000 gulden toekende. Iedere fractie heeft dan dezelfde mogelijkheden om zich naar de burgers toe te profileren. Maar indien het fractiebudget ook voor facilitaire zaken gebruikt kan worden, lopen grote fracties wellicht tegen hogere kosten aan dan kleine. Dit probleem kan ondervangen worden door het budget afhankelijk van het aantal zetels toe te kennen. Het Amsterdamse stadsdeel De Baarsjes kent een variant hierop, waarbij de fracties aan de hand van toegekende spreektijd fractie-ondersteuning hebben. Indien het volledige budget op deze wijze wordt toegekend, worden kleinere fracties mogelijk benadeeld ten opzichte van grotere. Een combinatie lijkt dan de meest aangewezen oplossing. Rotterdam en 's-Hertogenbosch hebben voor dit systeem gekozen. Zij kennen elke fractie een vast basisbedrag toe plus een bedrag op basis van het aantal fractieleden. Het is aan de raad om hier een beslissing over te nemen.
Om verwarring te voorkomen en het ambtelijk apparaat te beschermen tegen te grote claims ineens, is het raadzaam in de verordening aan te geven dat overgebleven budgetten niet of tot een bepaald bedrag kunnen worden meegenomen naar een volgend begrotingsjaar.
|
fractie-ondersteuning: voorbeeld 2 |
|
Vlist heeft in de begroting voor 2001 5000 gulden per fractie beschikbaar gesteld. Fracties kunnen dit bedrag naar eigen inzicht besteden aan bijvoorbeeld cursussen, het inhuren van externe of ambtelijke adviseurs, facilitaire ondersteuning, etc.. Het is in Vlist niet toegestaan externe of ambtelijke ondersteuning in te zetten uit het oogpunt van controle of contra-expertise. De fractie-ondersteuning is er uitsluitend voor zaken die voortvloeien uit de verordenende of normerende bevoegdheden van de raad. Voor het inhuren van ambtelijke ondersteuning geldt een tarief van 125 gulden per uur, met een maximum van 20 uur per jaar. |
Voorwaarden voor besteding
De verordening bevat de voorwaarden, waaronder een fractie een budget kan uitgeven. Hiermee kan de raad aangeven waaraan fracties hun budget mogen besteden en kunnen die zaken genoemd worden waarvoor het fractiebudget absoluut niet bedoeld is.
Een opsomming van mogelijke bestemmingen kan die zaken inhouden die in de paragraaf over de inhoud van fractie-ondersteuning zijn beschreven. Om te voorkomen dat de raad de fracties onnodig beperkt in hun mogelijkheden, verdient het aanbeveling in algemene termen te beschrijven welke zaken in aanmerking komen. Afhankelijk van wat al door middel van ondersteuning aan raad of raadsleden wordt geregeld, kan het bijvoorbeeld gaan om:
Indien de mogelijkheid wordt gegeven tot het inhuren van ambtelijke ondersteuning, verdient het aanbeveling hier nog nadere bepalingen over op te nemen. Hiervoor verwijzen we echter naar de desbetreffende tekst in het hoofdstuk 3.
In de verordening kan de raad ook beperkingen aangeven ten aanzien van zaken waaraan het fractiebudget besteed mag worden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de volgende zaken:
Tenslotte kan de raad aangeven wat wettelijk gezien zaken zijn die van de vaste onkostenvergoeding van raadsleden betaald horen te worden. Voor dergelijke persoonlijke onkosten van raadsleden is fractie-ondersteuning niet bestemd. Indien voor dergelijke onkosten toch aanvullende financiële middelen door de gemeente worden verstrekt, kan dit zelfs (negatieve) fiscale gevolgen voor raadsleden hebben.
Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor cursussen, congressen en opleidingen. Politieke ambtsdragers kunnen individueel aanspraak maken op vergoeding van de kosten. Individuele aanspraken kunnen niet via fracties bekostigd worden. Ook kunnen fracties geen beslissende rol spelen in individuele aanspraken. Het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en het nieuwe stelsel voor onkostenvergoedingen voorzien in de realisatie van de individuele aanspraken. Opleidingen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel en door alle fractieleden gevolgd worden, kunnen hier een uitzondering op vormen en eventueel wel vanuit een fractiebudget vergoed worden.
|
fractie-ondersteuning: voorbeeld 3 |
|
Stadsdeelraad de Baarsjes kent fracties een eigen budget toe op basis van de verdeling van de spreektijd. In totaal was in 2001 circa 60.000 gulden beschikbaar. Dit bedrag is verdeeld over zeven fracties, waarbij de grootste fractie ruim 12.000 gulden kreeg en de kleinste fracties zo'n 5000 gulden. De mogelijkheden voor besteding zijn feitelijk gelijk aan die van de gemeente Vlist (zie voorbeeld 2). |
Verantwoording en controle van bestede budgetten
Indien de raad er voor kiest om fracties een eigen budget toe te kennen, is enige vorm van controle op de doelmatigheid van de bestede gelden wenselijk. In de verordening kan de verplichting worden opgenomen om jaarlijks, voor een vaste datum na afloop van een begrotingsjaar, een schriftelijke verantwoording in te dienen. Controle kan plaatsvinden tezamen met de controle op de jaarstukken, door de accountant. Hierbij kan er ook voor gekozen worden bij wijze van steekproef jaarlijks het kostenoverzicht van een door loting te bepalen fractie te (laten) controleren. In de verordening kan een bepaling worden opgenomen die aangeeft dat als onterechte uitgaven worden geconstateerd, deze kosten bij de betreffende fractie worden gedeclareerd. Het is dan raadzaam een termijn aan te geven waarbinnen terugbetaling dient plaats te vinden. Om de controle gestructureerder te laten verlopen, kan fracties ook gevraagd worden vooraf een plan en een begroting over de inzet van het toegekende budget in te dienen. Voor deze aanpak heeft bijvoorbeeld de gemeente 's-Hertogenbosch gekozen.
|
fractie-ondersteuning: voorbeeld 4 |
|
In 's-Hertogenbosch krijgt elke fractie vanaf 7 maart 2002 een basisbedrag van ruim 9000 euro. Daarnaast ontvangt elke fractie per fractielid een bedrag van 1100 euro. Voor de besteding hiervan kan onder meer gedacht worden aan een fractieassistent, kosten van coaching, opleidingskosten, excursies, administratie- en representatiekosten en de huisvesting van een fractiekantoor. Ook biedt de gemeente in facilitair opzicht voorzieningen op het gebied van communicatie- en computerapparatuur. |
In de voorgaande hoofdstukken is het drieluik bestaande uit de raadsgriffier, ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, nader toegelicht. We spreken met opzet van een drieluik, want uiteraard maken de afzonderlijke wettelijke verplichtingen deel uit van een geheel dat wij ambtelijke ondersteuning noemen.
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zullen de griffier, de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in hoge mate communicerende vaten zijn. Door een hoog ambitieniveau bij de fractieondersteuning zou bijvoorbeeld de griffie wat minder ambitieus ingericht kunnen worden. Een uitgebreide griffie kan daarentegen het beslag op de ambtelijke organisatie doen afnemen. Taken die fracties als te politiek gevoelig bestempelen om door griffie of reguliere ambtenaren te laten uitvoeren, kunnen via fractieondersteuning hun weg vinden. De rol van de griffier als coördinator en procesbegeleider voor de raad, het politieke karakter van de fractieondersteuning en de technische bijstand van de ambtelijke organisatie moeten goed onderscheiden worden. Het is daarom van groot belang een zekere taakafbakening tussen de drie delen van het drieluik te maken.
De positie en opstelling van zowel de secretaris als de griffier zijn uitermate belangrijk bij de uitwerking van de ambtelijke ondersteuning. De verantwoordelijkheden van de griffier behoren goed uitgekristalliseerd te zijn en de griffier en de secretaris dienen van te voren duidelijke afspraken te maken. De verordening op de ambtelijke bijstand kan een belangrijke rol vervullen bij de afbakening van verantwoordelijkheden en werkzaamheden.
Op welke wijzen kan de rolverdeling voor de ambtelijke ondersteuning vormgegeven worden? Een korte opsomming resulteert in een drietal modellen.
De wijze waarop invulling wordt gegeven aan ambtelijke ondersteuning hangt in grote mate af van de wensen en behoeften van de raad en de fracties. Al met al vragen de wettelijke verplichtingen een goed inzicht in de wensen en behoeften op het gebied van ondersteuning en heldere afspraken omtrent de organisatie. Uiteraard zal de aanstelling van de griffier en griffie de nodige financiële consequenties met zich mee brengen. De raad dient in de begroting middelen vrij te maken hieromtrent. Mogelijk zal het beschikbare budget tot beperkingen leiden in het optuigen van de griffierfunctie en een eventuele griffie.
Bijlagen
| Modelverordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning |
|
gelezen het voorstel van (het college / de werkgroep dualisering o.i.d.) van... nr....; gezien het advies van.....; De raad van de gemeente ...; Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning ... (jaartal); |
§ 1. Ambtelijke bijstand
Artikel 1
| Alternatief |
|
Artikel 1
|
Artikel 2
Artikel 3
Artikel 4
Artikel 5
| Alternatief |
|
| Alternatieven |
|
Artikel 6
Artikel 7
Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
§ 2. Fractieondersteuning
Artikel 8
Artikel 9
Artikel 10
Artikel 11
Artikel 12
Artikel 13
§ 3. Slotbepaling
Artikel 14
Deze verordening treedt in werking met ingang van ...
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van ...op ...
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
NB: Ook in het organisatiebesluit en instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Het verschil tussen het eerste lid en het alternatieve (gecursiveerde) eerste lid ligt er in dat er in het eerste lid voor gekozen is om alle verzoeken om informatie of bijstand eerst voor te leggen aan de griffier. In het alternatieve eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. De keuze is uiteraard aan de raad.
Artikel 2 en 3
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5
Door aan iedere raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.
Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.
De raad kan een keuze maken tussen de mogelijke regelingen die zijn gecursiveerd.
Artikel 6
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Artikel 7
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in artikel 7 bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 8
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 9
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 10
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikel 11
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 12
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeelt wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeelt moet worden.
Artikel 13
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden.
Artikel 14
Dit artikel behoeft geen toelichting.
|
De raad van de gemeente ...; Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; gelezen het voorstel van (het college, werkgroep dualisering o. i.d.) van... nr...; gezien het advies van.....; Besluit vast te stellen de volgende instructie: |
Instructie voor de griffier van de gemeente ...
Artikel 1 Algemene ondersteuning
Artikel 2 Agendering
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter
Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
Artikel 5 Ondersteuning seniorenconvent
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Artikel 7 Ambtelijke bijstand
Artikel 8 (Organisatie griffie)
Artikel 9 (Verhindering en vervanging)
Artikel 10 Slotbepaling
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van ... op ...
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
Artikel 2
De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het seniorenconvent,raadspraesidium of agendacommissie(zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.
Artikelen 3 en 4
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Vanwege de schaalgrootte van de gemeente kan de raad voor een in omvang beperkte griffie kiezen of voor commissiegriffiers die onder het gezag van het college staan. In dat geval kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies. Met het oog hierop zijn artikel 3, tweede lid, en artikel 4, tweede lid, opgenomen. Indien de griffier tevens commissiegriffier is, zullen de artikel 3 en 4 hierop aangepast moeten worden.
Artikel 5
Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het kan ook zijn dat er sprake is van een praesidium of een agendacommissie. Ook de samenstelling en de taakstelling van deze instituten verschilt. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In het convent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het praesidium wordt soms als synoniem voor het seniorenconvent, maar kan ook een commissie uit de raad zijn waar enkele vertegenwoordigers uit de raad (één uit de coalitie en één uit de oppositie) tezamen met de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter procedurele afspraken maken.
Elk van de genoemde instituten zouden in beginsel door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund moeten worden.
Artikel 6
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 8
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.
Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.
Indien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren.
Als de griffier ook commissiegriffier is, is het derde lid overbodig.
Artikelen 9 en 10
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Verschillende gemeenten hebben vanaf eind 2001 een start gemaakt met het invullen van de griffiersfunctie. In deze handreiking worden kort de functieomschrijvingen van een aantal gemeenten opgenomen, te weten de gemeenten Amersfoort, Breda, 's-Hertogenbosch, Hoogeveen en Tilburg.
De gemeente Amersfoort
De gemeente Amersfoort gaat ervan uit dat de griffiersfunctie zich in de loop der jaren verder zal ontwikkelen, maar heeft als einddoel gesteld een griffier van 1 fte en een griffie bestaande uit 5 tot 7 fte. De griffier in de 'eindsituatie' wordt ingeschaald op schaal 14 en heeft bij aantreden een werkweek van 30 tot 36 uur. De griffie dient te bestaan uit commissiegriffiers (4 tot 5 fte) die gezamenlijk het secretariaat zullen bemannen. Daarnaast wordt de griffie ingevuld met een communicatie-adviseur (1fte) en daar waar gewenst een beleids en/of economisch onderzoeker (1 fte). De griffier speelt samen met de secretaris en de voorzitter van de raad een cruciale rol bij het slagen van het dualisme en bij de werving wordt dit vooropgesteld. Hierbij speelt het competentieprofiel een doorslaggevende rol. Bij de selectie van de griffier zal dan ook een assessmentcenter worden ingeschakeld. De griffier dient universitair denk- en werkniveau te hebben en tevens goede communicatieve vaardigheden, coachingscapaciteiten en een breed inzicht in politieke-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. Daarnaast behoort de griffier uitstraling en overtuigingskracht te hebben.
De griffier ondersteunt de raad, de raadsleden afzonderlijk, de voorzitter van de raad en de ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken. De griffier onderhoudt contacten met de raad, de raadsleden, de burgemeester, de wethouders en belangrijke ambtelijke medewerkers evenals andere overheden en bestuurslichamen, burgers, bedrijven en belangenorganisaties. De taken van de griffier zijn onderverdeeld in vier onderdelen, te weten logistieke taken, procesondersteuning, raadsadvisering en leiding en coaching.
De gemeente Hoogeveen
De gemeente Hoogeveen gaat uit van een formatieplaats van 1 fte voor de griffier, waarbij de griffier in staat moet zijn op gelijkwaardig niveau met zijn gesprekspartners om te gaan. De raadsgriffier wordt in de praktijk aangestuurd door een seniorenconvent bestaande uit de raadsvoorzitter en fractievoorzitters van zowel collegepartijen als oppositiepartijen om de belangen van de raad in zijn geheel te dienen.
In de gemeente staat de cultuursomslag hoog in het vaandel en de griffier dient daarbij een belangrijke rol te spelen. "De griffier moet bijdragen aan een cultuur die past in een meer dualistische verhouding tussen college en raad en aan een cultuur die de politiek weer spannend maakt." De griffier woont de raadsvergaderingen bij, zit naast de voorzitter, medeondertekent de stukken van de raad en is secretaris van het seniorenconvent. Daarnaast is de griffier de formele schakel tussen de raad en de secretaris en overlegt hij regelmatig met het presidium, de voorzitter, de secretaris, de griffiemedewerkers en ambtenaren in de reguliere ambtelijke organisatie. Tevens is het belangrijk dat de griffier contacten onderhoudt met de fracties over zaken die de raad gezamenlijk betreffen. De raadsleden kunnen op basis van een Verordening op de ambtelijke bijstand voor eenvoudige vragen van feitelijke aard direct contact legen met ambtenaren uit de reguliere ambtelijke organisatie. Raadsleden die technische of specifieke bijstand verlangen, vragen dit aan via de griffier die contact opneemt met de secretaris en een specialist op een vakafdeling. Als de raad ontevreden blijkt met de ondersteuning vanuit de reguliere ambtelijke organisatie dan overweegt men de griffie uit te breiden.
De griffie bestaat onder meer uit secretarissen van de raadscommissies. De secretarissen wonen de commissievergaderingen bij en staat de commissievoorzitter bij in agendering en planning. Daarnaast organiseren de secretarissen werkbezoeken, hoorzittingen en onderzoeken. In de praktijk zullen de commissiegriffiers een spilfunctie hebben tussen de commissie en de reguliere ambtelijke organisatie. Desgewenst wordt de griffie uitgebreid met 1 fte voor communicatie en in bepaalde situaties wordt extra budget in gehuurd om deskundigheid te huren.
De facilitaire ondersteuning zal vooral in de reguliere ambtelijke organisatie worden opgevangen. De griffier en de griffie dienen dicht bij elkaar gehuisvest worden, op een centrale plaats en dicht bij de secretaris en de burgmeester. De griffie zal zichtbaar los van de reguliere ambtelijke organisatie worden gefaciliteerd.
De gemeente 's-Hertogenbosch
In de gemeente 's-Hertogenbosch is een raadswerkgroep ingesteld om te onderzoeken op welke wijze de griffier en griffie het best kunnen worden vormgegeven in deze gemeente. In een notitie doet de raadswerkgroep voorstellen die vervolgens in de commissie Bestuurszaken worden besproken. De raadswerkgroep komt tot de conclusie dat een zelfstandige giffier benoemd dient te worden om de helderheid van posities te waarborgen en te komen tot een zuivere invulling van de rollen van de raad en het college. Men gaat uit van een fulltime functie voor de griffier in schaal 14 of 15. De griffier is eerste adviseur van de raad, hoofd van de griffie en secretaris van het presidium.
De raadswerkgroep vindt het raadzaam eveneens een griffie in te stellen. Men oordeelt dat de griffie van belang is, daar dit de griffier in staat stelt zelf sturend op te treden in de omvang en kwaliteit van de ondersteuning van de raad. Bovendien heeft de griffier (en dus de raad) meer mogelijkheden invloed uit te oefenen op de profilering van de raad in het duale bestel. In de griffie zijn twee secretarissen werkzaam die de commissies zullen ondersteunen met de agenda, de verslaglegging, de logistieke en inhoudelijke ondersteuning. De functiewaardering van de secretarissen betreft schaal 11. De griffie wordt eveneens bemand door een secretaresse op schaal 6.
De griffie dient zowel logistieke als inhoudelijke ondersteuning te bieden. Coördinatie van inhoudelijke ondersteuning verloopt via de griffier. Op deze wijze heeft de griffier (over)zicht op de behoefte van ondersteuning van de raad. Dit betekent echter niet dat direct contact tussen raadsleden en ambtelijke medewerkers wordt uitgesloten. Raadsleden kunnen bijvoorbeeld met name voor technische vragen bij de functioneel betrokken ambtenaar terecht. Vervolgens wordt de aangesproken ambtenaar wel geacht contact hierover te leggen met de griffier (en de secretaris of sectordirecteur).